Hiện nay, máy scan là một trong những loại máy móc thông dụng trong các văn phòng công ty, máy photocopy, máy photocopy, … Bài viết dưới đây sẽ cho bạn biết một số công dụng của máy scan và cách scan tài liệu. Giữ nó đơn giản.
1. Máy quét là gì?
Máy quét là thiết bị chụp và chuyển hình ảnh từ tệp văn bản, tài liệu, áp phích, trang tạp chí, ảnh … Hiển thị và chỉnh sửa trên máy tính.
Nói một cách đơn giản, đó là chuyển đổi các tệp cứng thành tệp phần mềm (nhiều người gọi nó là tệp cứng thành tệp mềm).
Bạn đang xem: Chức năng của máy quét là gì
Máy quét thường đi kèm với phần mềm đi kèm, chẳng hạn như photoshop của adobe, để bạn có thể chỉnh sửa kích thước của tệp hình ảnh.
Máy quét hoạt động tương tự như máy photocopy : một thiết bị tích điện kép ( thiết bị kết hợp sạc -ccd ) chụp ảnh lên giấy bằng cách chuyển đổi ánh sáng phản xạ cường độ thành Thông tin kỹ thuật số sau đó được chuyển đổi thành các tệp và được lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tính của bạn.
2. Sử dụng máy quét
-Tiết kiệm không gian văn phòng
Công dụng đầu tiên được đề cập là máy quét rất hữu ích này, có kích thước nhỏ gọn và chiếm một góc nhỏ của bàn làm việc mà không giới hạn không gian văn phòng.
Ngoài ra, có những máy in có khả năng quét và sao chép , vì vậy chúng tôi chỉ cần có một thiết bị để thực hiện nhiều công việc.
– Lưu trữ các tài liệu quan trọng
Việc lưu trữ tài liệu truyền thống thường gặp phải các vấn đề về mất mát, đặc biệt là các tài liệu cũ. Tất cả tài liệu đều được số hóa bằng máy quét và được lưu trữ dễ dàng trên máy .
– An toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối
Sau khi thông tin cần quét (ở định dạng tệp pdf) được lưu trữ trên máy, bạn có thể đặt mã truy cập để giúp giữ an toàn cho tài liệu . Tài liệu chỉ có thể được đọc bởi người dùng được ủy quyền.
– Tìm kiếm tài liệu đơn giản
Chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại chúng thành các danh mục khác nhau và với các công cụ lọc, bạn có thể tìm kiếm tài liệu. Chất liệu nhanh chóng và dễ dàng mạnh>.
Tài liệu được quét có thể được chia sẻ qua email , đám mây hoặc các ứng dụng của bên thứ ba giúp bạn dễ dàng truy cập vào dữ liệu tài liệu từ xa ở bất kỳ đâu .
– Cải thiện hiệu suất của nhân viên
Các phương pháp lưu trữ truyền thống mất nhiều thời gian để tìm tài liệu, Máy quét giúp việc lưu trữ tài liệu linh hoạt hơn . Tìm kiếm công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để họ có thể đi làm những công việc khác.
– khôi phục các tệp bị mất
Nếu tài liệu của bạn bị mất do thiếu sót, việc quét tài liệu và lưu cẩn thận trên ứng dụng lưu trữ (đám mây, Google Drive, v.v.) có thể giúp bạn nhanh chóng khôi phục dữ liệu bạn cần.
3. Để quét tài liệu qua máy quét
– Bước 1: Tải tài liệu vào máy quét
Sau khi kết nối máy tính với máy quét, hãy đặt tài liệu cần quét trên kính vào đúng vị trí được đánh dấu trên máy.
– Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy quét trên phần mềm quét của bạn
Vui lòng mở phần mềm quét Điều chỉnh quá trình quét tài liệu nếu cần (đen trắng hoặc màu, kích thước bản quét …). Sau đó, bạn nhấn nút quét trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy quét.
Sau khi tài liệu được quét, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa bổ sung, chẳng hạn như điều chỉnh xoay hình ảnh. Khi lưu, bạn có thể lưu ở định dạng tệp mong muốn hoặc ở định dạng mặc định.
– Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi tài liệu được quét, bạn có thể sử dụng một số chương trình chỉnh sửa (adobe acrobat) để chuyển đổi tệp sang pdf hoặc sắp xếp các tài liệu khác nhau thành một tệp.
Ngoài ra, bạn có thể sửa hình ảnh về độ sáng, độ mờ, độ sắc nét, v.v. …
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng máy quét và cách quét tài liệu nhanh chóng. Chúc may mắn!
