Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn khá mới mẻ ở Việt Nam, do đó, có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Vậy để hiểu thêm về nghề “sự kiện” và “công ty tổ chức sự kiện”, chúng ta cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!
& gt; & gt; & gt; Kiểm tra các bước trước khi tổ chức sự kiện
Bạn đang xem: Chương trình tổ chức sự kiện là gì
& gt; & gt; & gt; 21 Bước để Giới thiệu Sản phẩm hoặc Dịch vụ của Bạn với Khách hàng
Trước khi chúng ta bắt đầu tìm hiểu “Tổ chức sự kiện là gì?”, “Người tổ chức sự kiện cần làm những gì?” hoặc “Người tổ chức sự kiện cần có những gì?” thì trước tiên chúng ta cần hiểu một ‘sự kiện’ là gì? Là.
1. khái niệm sự kiện?
Theo từ điển tiếng Việt, “sự kiện” là sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với đời sống xã hội, được các phương tiện truyền thông như segames, liên hoan tiếng hát truyền hình, hội thi, hội thi đưa tin. Hoa hậu Hoàn vũ Việt Nam … được coi là một sự kiện.
Một số người hiểu rằng sự kiện không chỉ bao gồm các sự kiện quy mô lớn nêu trên mà còn bao gồm các sự kiện có ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội, chẳng hạn như đám tang, đám cưới, sinh nhật …
Những người khác hiểu rằng các sự kiện chủ yếu liên quan đến hoạt động tiếp thị và kinh doanh của công ty, chẳng hạn như tổ chức các cuộc họp, hội thảo, khai mạc, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, v.v., …
Nói ngắn gọn, sự kiện là một hoạt động có mục đích diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể nhằm thu thập ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp cụ thể. Tạo sự chú ý và thu hút sự chú ý của người tham gia.
Trong tiếp thị, sự kiện được định nghĩa là hoạt động tiếp thị liên quan đến các hoạt động giáo dục, quảng bá sản phẩm hoặc sự thống trị của sản phẩm và thương hiệu trên thị trường.
2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện thực chất là tổ chức thực hiện các công việc diễn ra trong một “sự kiện”, từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc.
Tổ chức sự kiện là thông qua hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, v.v., tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực xã hội, kinh doanh, buôn bán, giải trí, thể thao, v.v., lễ hội … Truyền đạt những điều mà nhà sản xuất sự kiện mong muốn đến công chúng để biết.
Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện được xem như một ngành và nghề cụ thể. Vì vậy, họ có một hệ thống lý thuyết nghề tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Do đó, tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều lĩnh vực như:
– Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Sự kiện của công ty: là các sự kiện liên quan đến công ty như lễ kỷ niệm, hội thảo, hội nghị …
– Hoạt động gây quỹ: Các hoạt động nhằm mục đích gây quỹ
-Phục vụ: là một sự kiện triển lãm
– Hội chợ: là tổ chức hội chợ
– Entertainment: Giải trí
– Buổi hòa nhạc / Biểu diễn trực tiếp: Biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc …
– Sự kiện lễ hội: là lễ hội, lễ hội, lễ hội, …
– Sự kiện của chính phủ: sự kiện của các cơ quan nhà nước, chẳng hạn như đại hội đảng, phiên họp toàn thể đảng …
– Gặp gỡ: là gặp gỡ, trao đổi, gặp gỡ …
– Seminar: là hội thảo chuyên đề
– Hội thảo: Bán hàng
– Cuộc họp: là một cuộc hội thảo
– Đồng ý: Đó là một cuộc họp
– Sự kiện Văn hóa và Xã hội: Sự kiện Văn hóa và Xã hội
– Sự kiện thể thao: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Sự kiện Tiếp thị: Các Sự kiện Liên quan đến Tiếp thị
– Khuyến mại: Các hoạt động kết hợp giữa khuyến mại và xúc tiến thương mại
– Lễ giới thiệu thương hiệu và sản phẩm: các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm …
3. Vai trò của sự kiện và người tổ chức sự kiện:
Việc tổ chức sự kiện thực chất là tạo cớ thu hút sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông và khán giả mục tiêu.
Tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động tiếp thị, chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện để cải thiện sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình, từ đó giúp tăng doanh thu của doanh nghiệp.
Một “sự kiện” thành công sẽ có tác dụng truyền thông hiệu quả đến những người tham gia. Sự kiện thất bại làm giảm giá trị và hình ảnh của một thương hiệu trong mắt công chúng.
4. Mục đích của sự kiện:
Mục đích của một sự kiện là kết quả mà các nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện hướng tới để đạt được khi tiến hành sự kiện. Thông thường một sự kiện thường có 3 mục đích chính:
– Hỗ trợ các hoạt động quảng bá nhằm xây dựng và phát triển sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh thương hiệu của chủ đầu tư.
– Góp phần cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của nhà đầu tư.
-Tối đa hóa hiệu quả của giao tiếp và chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn phục vụ các mục đích khác như hỗ trợ bán hàng, thực hiện chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
p>
5. Luồng sự kiện:
Tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi trò chơi ghép hình và ghép hình. Nó chỉ hoạt động nếu bạn hoàn thành bức tranh với hàng trăm hoặc hàng nghìn chi tiết nhỏ.
Có nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại có một mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để bất kỳ loại hình sự kiện nào diễn ra thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Một quy trình sự kiện “ tiêu chuẩn ” bao gồm những điều sau:
– Khoảng thời gian trước sự kiện:
+ Tìm hiểu về nhãn hiệu / thương hiệu của chủ sở hữu sự kiện
+ Nghiên cứu tác động và các yếu tố liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực …
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch cho sự kiện tổng thể
+ Công tác chuẩn bị sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, trang thiết bị, kinh phí….
+ Quảng cáo sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ Tiếp tân và khai mạc sự kiện tổ chức
+ Tổ chức và điều hành sự kiện chính của sự kiện này
+ Tổ chức phục vụ ăn uống tại các sự kiện
+ Sắp xếp chỗ ở và phương tiện đi lại trong thời gian diễn ra sự kiện
+ Thực hiện các hoạt động bổ trợ trong tổ chức hoạt động
+ Xác định đối tượng mục tiêu cho chiến dịch
– Kết thúc sự kiện và xử lý các tác vụ sau sự kiện, bao gồm:
+ Quảng cáo sự kiện
+ Mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ tiện ích bổ sung sự kiện
+ Quản lý tài chính trong các tổ chức sự kiện
+ Dịch vụ khách hàng
Hơn nữa, trong quá trình thực hiện sự kiện, cần có phương án dự phòng để giải quyết các vấn đề trong tổ chức sự kiện và đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Tố tụng, …
Lưu ý : Các công việc trên chỉ mang tính chất phân chia tương đối, mỗi công việc lại bao gồm nhiều bộ phận, chi tiết nhỏ khác.
Quy trình đại lý quảng cáo
Người tham gia sự kiện
Một người, tổ chức hoặc doanh nghiệp có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến một hoặc nhiều công việc, hoạt động và sự kiện. Những người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính sau:
+ Nhà đầu tư sự kiện, Nhà tài trợ sự kiện.
+ Công ty tổ chức sự kiện.
<3
+ Khách mời tham gia sự kiện.
+ Sự tham dự của khách
+ Chính quyền và người dân nơi xảy ra vụ việc.
6. Chân dung nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
Các chuyên gia thường so sánh những người tổ chức sự kiện với những nghệ sĩ giải đố. Sáng tạo, cẩn thận, tỉ mỉ, dịu dàng… là những yêu cầu cơ bản nhất của một nhân viên tổ chức sự kiện.
Yêu cầu về lao động đối với người tổ chức sự kiện
– Tính sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, bất kỳ sự kiện nào ấn tượng và sáng tạo sẽ có sức hấp dẫn đặc biệt đối với công chúng.
– Các nhà tổ chức sự kiện sẽ luôn cần mức độ chuyên môn hóa cao và đa dạng trong các ngành và công việc mà máy móc không thể thay thế con người.
– Tính tổ chức cao đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phận một cách nhịp nhàng và đồng bộ để đảm bảo mục tiêu của sự kiện.
– Các nhà tổ chức sự kiện luôn phải chịu nhiều áp lực tâm lý vì họ vừa bị gò bó bởi lịch trình vừa cần phải sáng tạo.
– Do đặc thù của ngành dịch vụ là phải giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, đòi hỏi thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.
Chân dung nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Một nhà tổ chức sự kiện giỏi cần có đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.
Giới thiệu về kiến thức
+ Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ, nhãn hiệu / thương hiệu
+ Tìm hiểu về đối tượng mục tiêu của chiến dịch của bạn
+ Có kiến thức xã hội
Giới thiệu về Kỹ năng
+ Mẹo lập kế hoạch sự kiện
+ Có kỹ năng thực hiện, giám sát và đánh giá sự kiện.
Giới thiệu về các khả năng
+ sự sáng tạo
+ Quan sát chi tiết cao
+ Có khả năng tiến xa
+ Khả năng xử lý tình huống
Về Thái độ
+ Lăn lộn, nhiệt tình, không ngại khó
+ Sẵn sàng làm việc dưới áp lực từ nhiều khía cạnh (công ty, khách hàng, đối tác)
+ Tiến bộ, lắng nghe tốt
+ Học cách nói chuyện với mọi người và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người
Tóm lại, một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có đầy đủ các yếu tố sáng tạo, làm việc cường độ cao, chịu áp lực cao, làm việc nhóm, viết kế hoạch, thực hiện kế hoạch, nhiệt tình, năng nổ, hòa đồng. ..
7. Mẹo cho một sự kiện thành công:
Để chiến dịch có hiệu quả tốt nhất, bạn phải đáp ứng một số điều kiện nhất định, chẳng hạn như một kế hoạch được chu đáo với các mục tiêu chiến lược được xác định rõ ràng và có thể đo lường được. Để thành công, trước tiên bạn phải hiểu các yếu tố cơ bản của một chiến dịch thành công.
– Tìm và sửa địa điểm trước khi sự kiện được công bố
Điều đầu tiên sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn cần tìm một địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện. Tốt nhất là hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến việc lựa chọn địa điểm càng sớm càng tốt để tránh bị loại “đột ngột”.
– Gửi lời mời với thông tin hợp lệ
Lời mời là thứ đầu tiên mọi người nhìn thấy tại sự kiện của bạn. Vì vậy, thư mời cần thông báo cho người tham dự những chi tiết như: cái gì, ở đâu, khi nào, ai, tại sao và cách thức đưa vào sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên gửi lời mời cho phép những người tham dự nhắc bạn về nội dung dự kiến của sự kiện của bạn.
– Lập kế hoạch và luôn hành động
Việc lập kế hoạch chi tiết từng phần nhỏ nhất, phân công công việc chi tiết cho mọi người và có thời hạn cụ thể là cần thiết để đạt được các mục tiêu đã nêu.
Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các quy trình sự kiện của bạn đều tuân theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho mọi trường hợp xấu nhất khi sự kiện xảy ra như thay đổi thời tiết, người nói muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn luôn sẵn sàng. Cố gắng trở thành người giỏi nhất.
– Làm việc bằng cái đầu của bạn, không chỉ là công việc khó khăn
Đơn vị tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của những người tham gia sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ và khoa học vào một tệp excel, tệp này có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau sự kiện.
<3
Ngoài ra, việc sử dụng fele excel để quản lý thông tin khách cũng có thể giúp bạn tránh các lỗi lặp lại giữa các sự kiện, thông tin trồng chéo và hơn thế nữa.
– Chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất
Các chi tiết nhỏ đôi khi có thể ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu bạn vô tình không để ý và lên kế hoạch cho một sự kiện trong ngày lễ tôn giáo, hãy để ý những hạn chế trong thực đơn.
– Kế hoạch b cho mọi tình huống
Nếu mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch, nếu bạn không có kế hoạch dự phòng, mọi thứ có thể diễn ra sai lầm. Vì vậy, bạn phải luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp có thể xảy ra và luôn giữ liên lạc với khách để đề phòng sự cố.
Trong trường hợp trời mưa, hãy cân nhắc sử dụng lều hoặc thêm ô nếu khách cần đi bộ.
– Đi kèm với một số ứng dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách tham dự sự kiện của bạn có xu hướng đến gặp bạn ngay lập tức khi có bất kỳ câu hỏi khẩn cấp nào.
Vì vậy, những vật dụng nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, kim tiêm nhỏ sẽ rất hữu ích trong tình huống này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi gây ấn tượng với khách.
– Theo dõi sát sao khách hàng là chìa khóa thành công
Luôn nhớ duy trì liên hệ thường xuyên với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Vui lòng gọi cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Sau sự kiện này, hãy gửi lời cảm ơn tới những người đã tham gia chương trình. Nếu có thể, hãy gửi kèm một vài bức ảnh về họ tại sự kiện trong email, điều này sẽ giúp bạn ghi thêm điểm trong mắt khách hàng của mình.
– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện của bạn
Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhóm triển khai cần phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì vậy, các sản phẩm công nghệ như máy bộ đàm, micro, máy chiếu, loa, camera là rất cần thiết.
– Chi tiêu trong ngân sách
Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể thương lượng hoặc đặt thêm giá với các nhà phân phối thực phẩm, công ty cải tạo, v.v., vì sẽ có khoản bội chi ngoài kế hoạch, vì vậy phần “thương lượng” này sẽ tiết kiệm ngân sách của bạn. .
Xem thêm:
& gt; & gt; & gt; Dịch vụ Quảng cáo Truyền hình
& gt; & gt; & gt; Bản chất của quảng cáo là gì?
