Chủ đề 24:
Kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin
Bạn đang xem: Kỹ năng thu thập thông tin là gì
này. Hố của Hồ
Vụ Pháp chế – Bộ Tài chính
Thông tin đặc biệt quan trọng để giải quyết mọi vấn đề trong cuộc sống và công việc. Về vai trò quan trọng của thông tin, Lê-nin khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất kỳ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, công nghệ và sản xuất”. Để đưa ra quyết định đúng đắn, cần có đầy đủ thông tin cần thiết và chính xác. Hoạt động công vụ nói chung, đặc biệt là hoạt động của công chức trong lĩnh vực tài chính cũng vậy, chỉ khi có đầy đủ thông tin cần thiết, chính xác, khách quan thì công việc mới được giải quyết theo quy định, hợp lý và hiệu quả.
Ngày nay, việc thu thập và xử lý thông tin bằng công nghệ thông tin ngày càng trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên, do chưa nắm vững các kỹ năng cơ bản để thực hiện thu thập, xử lý thông tin công vụ nên nhiều cán bộ, công chức không thể thực hiện tốt nhiệm vụ, chức trách được giao, ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng công việc chung. Ở các vị trí công chức trong ngành tài chính, rất cần kiến thức và kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, là công cụ hữu hiệu để lập kế hoạch giải quyết vấn đề, chủ động giải quyết vấn đề, thực hiện và hoàn thành. nhiệm vụ được giao.
24.1. Một số câu hỏi chung về thông tin, thu thập thông tin và xử lý thông tin
24.1.1. Dữ liệu
24.1.1.1. Khái niệm về thông tin
Từ “thông tin” (theo thông điệp tiếng Latinh – nghĩa là giải thích, thông báo, giải thích) là thuật ngữ phổ biến nhất và được sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong cuộc sống hàng ngày, thông tin được hiểu là tin tức về các sự kiện xảy ra trên khắp thế giới. Trong triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, di truyền học và các lĩnh vực khoa học khác… khái niệm thông tin được sử dụng, nhưng nội dung rất khác nhau và cách hiểu nó trong cuộc sống hàng ngày. Ngày:
Theo quan điểm điều khiển học: Thông tin là một trật tự của các đối tượng vật chất có mối quan hệ biện chứng.
Theo quan điểm hệ thống: Thông tin là giới hạn về tính đa dạng của môi trường của mỗi hệ thống sự vật.
Theo quan điểm triết học: Thông tin là một phạm trù triết học phản ánh sự vận động, tác động qua lại của các hiện tượng, sự vật trong thế giới tự nhiên, xã hội và tri thức.
Theo Tiêu chuẩn Việt Nam 5453-1991: Thông tin là dữ liệu, tin tức được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động trong không gian và thời gian.
Tuy nhiên, nói chung, thông tin là tất cả những gì mang lại kiến thức cho mọi người. Thông tin làm tăng sự hiểu biết của con người, là nguồn gốc của ý thức và cơ sở của việc ra quyết định.
Trong hoạt động quản lý, thông tin là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi trong hoạt động quản lý. Thay đổi các thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm tạo ra các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các đối tượng quản lý.
Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp luật chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh thông tin phản ánh việc thực hiện và kết quả của các quá trình quản lý xã hội. Thông tin pháp luật cho phép các cơ quan hoạt động theo pháp luật hiện hành, trong khi thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan thường xuyên tìm hiểu nhu cầu xã hội và hiểu đời sống kinh tế chính trị của đất nước.
24.1.1.2. Phân loại thông tin
Trong quản lý nhà nước, có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin có cách thể hiện riêng, có đặc điểm riêng, về phạm vi, hiệu quả, công dụng và cách sử dụng, vai trò cụ thể và yêu cầu riêng của việc sử dụng. hiệu quả trong thực tế. Theo cơ sở và mục đích của việc phân loại thông tin, thông tin trong quản lý nhà nước có thể được chia thành các loại sau:
Theo yêu cầu của người dùng, nó có thể được chia thành:
– Thông tin hướng dẫn: Thể hiện qua các quyết định tác động và điều chỉnh hoạt động của một hoặc nhiều lĩnh vực theo yêu cầu của cấp quản lý. Thường là một văn bản mệnh lệnh quy định một hoặc nhiều vấn đề cụ thể trong quản lý.
-Thông tin Báo cáo: Được thể hiện bằng dữ liệu phân tích và toàn diện mô tả sự phát triển và đặc điểm của lĩnh vực hoạt động.
– Thông tin lưu trữ: Thông tin lưu trữ là tài liệu, bảng biểu, dữ liệu, hình ảnh, băng ghi âm, v.v. mà nội dung lưu trữ được ghi lại để làm cơ sở cho các hoạt động sau này.
Theo chức năng của thông tin, nó có thể được chia thành:
– Thông tin pháp lý: bao gồm các thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ và các vấn đề liên quan đến chủ thể thuộc thẩm quyền lãnh đạo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền do pháp luật quốc gia quy định. Thông tin pháp lý có tính chất cố định hoặc tương đối cố định và có giá trị trong một thời gian xác định.
——Thông tin thực tế: bao gồm thông tin phản ánh trạng thái hoạt động hiện tại của đối tượng được quản lý, thông tin được tạo ra trong quá trình chạy và thông tin khách quan được tạo ra trong quá trình chạy. Thông tin thực tiễn phải được trình bày một cách khách quan, đúng nguyên tắc, phù hợp với quy luật phát triển, bảo đảm tính chính xác, toàn vẹn, kịp thời và ảnh hưởng đến sự vận động, phát triển của đối tượng quản lý.
Theo vị trí của thông tin, nó có thể được chia thành:
-Thông tin gốc: Là thông tin thể hiện bản chất của đối tượng quản lý, hoặc thông tin có giá trị cơ bản xuất hiện do nhu cầu của quá trình quản lý, là cơ sở cho hoạt động của quá trình quản lý. thông tin khác.
– Thông tin tổng hợp: Là thông tin xuất hiện trong quá trình vận hành của hệ thống và là sản phẩm của quá trình thực tế được tạo ra bởi hệ thống thực thi trong hệ thống quản lý.
-Thông tin kết quả: Là thông tin phản ánh kết quả của quá trình xử lý thông tin, được thể hiện dưới dạng dữ liệu tổng hợp, dữ liệu thống kê, dự báo, v.v …
-Tìm thông tin: Là những thông tin liên quan đến hoạt động của hệ thống, được lưu trữ (lưu trữ) và sử dụng để phục vụ nhu cầu quản lý của hệ thống.
Theo đặc điểm và tính chất của thông tin, có thể chia thông tin thành: thông tin kinh tế; thông tin văn hóa, tư tưởng; thông tin khoa học kỹ thuật; thông tin chính trị; thông tin kinh tế; thông tin an ninh quốc gia; thông tin ngoại giao và thông tin quốc tế …
Theo mức độ xử lý thông tin, nó có thể được chia thành:
– Thông tin ban đầu: Thông tin ban đầu là thông tin chưa được xử lý để phục vụ hoạt động quản trị, nhưng có thể là thông tin đã được xử lý theo cách khác và có mục đích khác. ..
– Thông tin trung gian: Thông tin trung gian được xử lý nhưng là thông tin cấp sơ cấp. Vì vậy, các nhà quản lý phải cẩn thận khi xử lý các thông tin này để phục vụ cho hoạt động quản lý.
– Thông tin cuối cùng: Thông tin cuối cùng là thông tin được xử lý kỹ lưỡng có thể được sử dụng cho các hoạt động quản trị.
Theo bản chất của định dạng thông tin, thông tin có thể được chia thành: thông tin định tính, thông tin định lượng.
Theo nguồn thông tin, nó có thể được chia thành : thông tin chính thức, thông tin không chính thức.
Một số loại thông tin thường được yêu cầu cho các hoạt động dịch vụ công:
– Thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và đất nước.
– Thông tin văn bản quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến vấn đề cần giải quyết và trách nhiệm công khai.
– Chỉ đạo từ người giám sát; các trường hợp tương tự đã được cơ quan chức năng giải quyết
– Thông tin bình luận về cơ sở và đơn vị, ban ngành các cấp, thông tin phản ánh trên báo …
– Thông tin bổ sung liên quan đến vấn đề đã giải quyết.
Trong hoạt động công vụ, công chức thường có điều kiện tiếp xúc với các nguồn thông tin sau:
– Các văn bản, tài liệu gửi đơn vị theo quy chế làm việc như: công báo, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo đánh giá, văn bản chỉ đạo …
– Các văn bản, tài liệu được đăng tải trên các cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Tài chính … (kể cả các trang luật tài chính), các bộ ngành và chính quyền địa phương
– Các văn bản, quyết định hành chính, chỉ thị, chỉ đạo trong ngành.
– Các nguồn khác như tài liệu khảo sát, khảo sát thực nghiệm, báo cáo tổng kết hàng năm …
24.1.1.3. Tầm quan trọng của thông tin trong hoạt động dịch vụ công và quản lý nhà nước
Thông tin có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động công vụ và quản lý nhà nước. Trong mọi tổ chức, để quản lý các hoạt động một cách hiệu quả thì việc xây dựng hệ thống thông tin tối ưu là điều cần thiết. Thông tin giúp cán bộ, nhân viên xác định được vấn đề và tạo điều kiện để thực hiện nhiệm vụ được giao. Thông tin đầy đủ, khách quan, trung thực và chính xác có tác động lớn đến cách thức tiến hành các hoạt động chính thức. Đồng thời cập nhật thông tin kịp thời, toàn diện, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí.
Vai trò và tầm quan trọng của thông tin được thể hiện ở các khía cạnh cơ bản sau:
A. Về lập kế hoạch và ra quyết định: Lập kế hoạch và ra quyết định là một công việc phức tạp và khó khăn, nhưng nó rất quan trọng đối với công chức. Cán bộ công chức cần nhiều thông tin để đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn. Với thông tin này, người quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:
– Nhận ra các vấn đề yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định;
– Xác định các cơ hội và thách thức của tổ chức;
– Thiết lập các tiền đề khoa học cần thiết để thiết lập các mục tiêu;
– Chọn các tùy chọn để thực hiện các quyết định quản lý.
b. Trong tổ chức: Thông tin đóng một vai trò quan trọng trong:
-Hiểu các vấn đề liên quan đến thiết kế mô hình tổ chức, phân công nhiệm vụ và ủy quyền;
– Cung cấp dữ liệu cần thiết về con người, vật chất và tài chính;
– Lập kế hoạch sắp xếp, lịch trình, sử dụng nguồn nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác;
– Giải quyết các vấn đề về tổ chức.
c. Về phương diện lãnh đạo, thông tin có thể giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả:
– Nhận thức được các vấn đề liên quan đến động lực của nhân viên;
– Cung cấp dữ liệu làm cơ sở để phát triển các quy tắc, quy định và chính sách nội bộ của tổ chức;
– Chọn một phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả.
d.Trong công tác thanh tra, thông tin đóng một vai trò quan trọng trong các khía cạnh sau:
– Nhận thức về vấn đề cần được kiểm tra;
– Cung cấp dữ liệu để phát triển tiêu chuẩn;
– Phát triển các giải pháp để đo lường và sửa lỗi chủ đề.
Như bạn có thể thấy, thông tin là mạch máu kết nối tất cả các chức năng của quá trình quản lý và là một yếu tố không thể thiếu trong việc cấu trúc, thực hiện và đánh giá các quyết định. Thông tin là cầu nối giữa một tổ chức và môi trường xung quanh nó.
24.1.2. Thu thập thông tin
24.1.2.1. Khái niệm thu thập thông tin
Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm thông tin để mọi người hiểu. Trong bối cảnh cụ thể của thông tin hoạt động hành chính, thu thập thông tin có thể hiểu là việc thu thập các nguồn thông tin phục vụ công chức thực thi công vụ.
Trong hoạt động công vụ, thu thập thông tin là việc thu thập các nguồn thông tin phục vụ công chức thực thi công vụ. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin trong hoạt động công vụ cần chú ý đến các tiêu chí cụ thể và xác định các vấn đề / nội dung liên quan cần được nghiên cứu, đánh giá. Vì vậy, việc thu thập thông tin phải lưu ý đến mục đích của công việc nhằm thu thập thông tin chung và thông tin cụ thể có thể kết nối với nhau để minh họa cho các tuyên bố quan trọng cần có. Yêu cầu công việc.
24.1.2.2. Vai trò của thu thập thông tin trong quản lý hành chính
Thu thập thông tin đóng một điểm khởi đầu quan trọng trong toàn bộ quá trình từ thu thập và xử lý thông tin đến đưa ra quyết định, bởi vì chỉ thu thập tất cả thông tin cần thiết mới có thể đảm bảo rằng thông tin chính xác được thu thập, cung cấp dữ liệu chính xác và phản ánh đầy đủ hoạt động của xã hội hiện tượng giúp người ra quyết định đưa ra quyết định chính xác và hợp lý. Thu thập thông tin, trong số những thứ khác, đóng vai trò như một hướng dẫn giải quyết vấn đề.
Thu thập thông tin chính xác sẽ giúp xử lý hiệu quả thông tin toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, đúng đắn, chính xác, thực tế và đáp ứng yêu cầu công việc. Ngược lại, nếu không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, chính xác thì sẽ có hậu quả, ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả, dẫn đến công việc không thuyết phục, không đạt yêu cầu.
24.1.2.3. Yêu cầu của Cơ quan Thu thập Thông tin
Việc thu thập thông tin phải xác định rõ thông tin cần thu thập; chỉ định rõ ràng nhân viên chịu trách nhiệm thu thập và duy trì tính toàn vẹn của thông tin, đồng thời tính toán kỹ lưỡng lợi ích-chi phí của từng trường hợp để lựa chọn phương pháp quản lý chi phí hiệu quả, kết quả và đặc biệt là thông tin Các giai đoạn thu thập và quản lý khác nhau. Theo đó, các yêu cầu cơ bản để thu thập thông tin như sau:
Thông tin phải chính xác
Thông tin phải phản ánh một cách khách quan và trung thực các hoạt động của tổ chức. Độ chính xác của thông tin bắt đầu bằng cách nêu rõ mức độ gần với thông tin ban đầu mà nó trình bày. Điều này đòi hỏi việc thu thập và xử lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng, làm cơ sở cho việc ra quyết định.
Thông tin phải kịp thời
Thông tin kịp thời yêu cầu quyền truy cập thông tin nhanh chóng, xử lý, điều chỉnh và cung cấp thông tin nhanh chóng. Giá trị của thông tin thường liên quan trực tiếp đến thời gian nó được cung cấp. Tính kịp thời của thông tin được xác định bởi các điều kiện cụ thể, bởi mức độ chín muồi của vấn đề (không có lý do gì nếu cung cấp thông tin quá sớm vì vấn đề chưa chín muồi và hoàn cảnh thay đổi có thể khiến thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dẫn đến việc ra quyết định kém .Kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần được khắc phục bằng việc cải tiến kỹ thuật, công nghệ xử lý thông tin và nâng cao chất lượng chuyên môn của đội ngũ làm công tác thông tin.
Thông tin phải đầy đủ
Thông tin đầy đủ đòi hỏi chủ thể quản lý phải được cung cấp thông tin cần thiết và đầy đủ để có thể đưa ra các quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản lý. Tính toàn diện của thông tin đảm bảo chủ thể quản lý có thể tính đến mức độ phức tạp và đa dạng của đối tượng quản lý, từ đó điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với các tình huống cụ thể.
Thông tin phải ngắn gọn và dễ hiểu
Thông tin ngắn gọn, dễ hiểu đòi hỏi sự sắp xếp, tóm tắt, chỉnh sửa và trình bày nội dung thông tin phong phú, đa dạng và phức tạp bằng các lập luận rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Tính ngắn gọn và dễ hiểu phải nhất quán, nhưng không mâu thuẫn, bởi vì tính ngắn gọn đòi hỏi sự ngắn gọn và tính dễ hiểu yêu cầu phân tích, giải thích và lập luận rõ ràng. Cô đọng và dễ hiểu đòi hỏi thông tin phải đơn giản, tránh các cách hiểu khác nhau, do đó nội dung của các khái niệm và thuật ngữ cần thống nhất và chính xác.
Thông tin phải tiết kiệm
Kinh tế học yêu cầu thông tin để giúp giải quyết các nhiệm vụ của tổ chức với chi phí ít nhất và hiệu quả nhất. Điều này đòi hỏi thông tin cung cấp phải chính xác, kịp thời, đầy đủ và thiết thực, thông tin phải mới và cần thiết để người sử dụng thực hiện công việc được giao với chất lượng và hiệu quả cao.
Thông tin phải đảm bảo bí mật theo yêu cầu của ban quản lý
Đây là một yêu cầu quan trọng để tin học hóa trong quản lý hành chính quốc gia và đòi hỏi các cán bộ, công chức phải hết sức lưu ý. Theo yêu cầu của công việc, nếu hoạt động liên quan đến bí mật nhà nước thì cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin thu thập được. Trong lĩnh vực tài chính, tuân theo các quy định của Danh sách bảo mật ngành tài chính.
24.1.3. Xử lý thông tin
24.1.3.1. Khái niệm về xử lý thông tin
Thông tin thu thập được rất có giá trị, nhưng không phải tất cả các vấn đề cần hiểu hoặc làm rõ đều có thể bắt nguồn từ thông tin thu thập được. Do đó, thông tin cần phải trải qua một bước nữa là xử lý thông tin trước khi đưa ra các quyết định quản lý. Xử lý thông tin trong quản lý hành chính là việc công chức có thể thực hiện các phương pháp dựa trên thông tin thu thập được để tác động vào thông tin đó nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản lý. Trên thực tế, thông tin thu thập được cần được sàng lọc và xử lý, như vậy giá trị của thông tin sẽ tăng lên rất nhiều. Thông qua xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn được thông tin yêu cầu đầy đủ, chính xác, cập nhật và đồng bộ để có điều kiện thực hiện tốt công việc của mình.
Vì vậy, xử lý thông tin là công việc của công chức phân tích, phân loại và lựa chọn thông tin thu thập được để phục vụ trực tiếp cho các mục đích và nhiệm vụ được chỉ định. Xử lý thông tin giúp công chức lựa chọn thông tin đảm bảo đầy đủ, chính xác, cập nhật, đồng bộ các yêu cầu để có thể thực hiện tốt công việc của mình.
24.1.3.2. Nguyên tắc xử lý thông tin
– Đầu tiên, việc xử lý thông tin phải tuân thủ các quy trình và quy định thống nhất.
-Thứ hai, tính đồng bộ và tính thời sự của quá trình xử lý thông tin phải được đảm bảo.
– Thứ ba, cẩn thận khi tham khảo và sử dụng thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin khác với thông tin chính thống.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc xử lý thông tin phải chú ý đến nguồn thông tin thu thập được để có định hướng xử lý chính xác tức là việc xác định nguồn thông tin phải có cơ sở. Để xử lý thông tin:
Đối với nguồn thông tin chính thống, thông tin được thu thập thông qua các văn bản, tài liệu gửi đến các đơn vị theo quy chế làm việc như: công báo, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo đánh giá, văn bản hướng dẫn; trang Pháp luật), các văn bản, tài liệu đăng trên cổng thông tin điện tử của các Bộ và chính quyền địa phương; các văn bản, quyết định hành chính, chỉ thị, chỉ đạo trong ngành; báo cáo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (báo cáo ở đây có thể là báo cáo công tác năm, báo cáo đột xuất, báo cáo tạm thời theo yêu cầu của cơ quan nhà nước); báo cáo thanh tra , kết quả kiểm tra … Đối với nguồn thông tin này, người thu thập thông tin có thể sử dụng, trích dẫn thông tin đã nêu trong báo cáo.
Đối với nguồn thông tin không chính thống: thông tin có được thông qua phản ánh của các phương tiện thông tin đại chúng, thông qua phản ánh của các cơ sở, tổ chức và cá nhân. Đây là nguồn thông tin mở, phản ánh đa chiều, có nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau nên người sưu tầm cần kiểm tra độ tin cậy, tính khoa học, tính xác thực, tính chính xác của thông tin khi tiếp nhận thông tin. Sau khi thông tin đã được đối chiếu, xác minh và xác nhận về độ chính xác, thông tin đó đã sẵn sàng để sử dụng cho quá trình xử lý công việc.
24.2. Kỹ năng thu thập thông tin
24.2.1. Xác định mục đích và yêu cầu đối với việc thu thập thông tin
Việc xác định mục đích và yêu cầu của việc thu thập thông tin là rất quan trọng, bởi vì mỗi cấp và giai đoạn quản lý có một phạm vi hoạt động nhất định, và chỉ những thông tin liên quan đến chức năng xác định quyền hạn, trách nhiệm và quyền hạn. Theo đó, theo mục đích và yêu cầu, các thông tin cần thiết được lựa chọn cho các cấp và các giai đoạn quản lý khác nhau, tránh tình trạng người quản lý phải làm việc với quá ít hoặc quá nhiều thông tin. Trong hoạt động quản lý trạng thái, mục đích và các yêu cầu cơ bản của dịch vụ thu thập thông tin như sau:
(i) Xây dựng kế hoạch làm việc;
(ii) Soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, xây dựng các chương trình và dự án;
(iii) Viết báo cáo công việc và báo cáo đặc biệt;
(iv) Câu trả lời cho hệ thống pháp luật;
(v) chỉ đạo và điều hành việc thực hiện các nhiệm vụ;
(vi) Đưa ra nhận xét về các vấn đề trong khu vực chức năng được chỉ định;
(vii) Các mục đích khác liên quan đến các hoạt động chính thức.
24.2.2. Phương pháp thu thập thông tin
Trong hoạt động công vụ, công chức, viên chức quản lý nhà nước có thể thu thập thông tin theo các cách sau:
A. Phương pháp nghiên cứu các nguồn thông tin hiện có
Đây là nguồn thông tin dễ thu thập, tiết kiệm chi phí và thời gian, an toàn, kịp thời và tuân thủ hành chính. Vì vậy, trong quá trình thu thập thông tin sẽ ưu tiên thu thập thông tin qua nguồn này. Tuy nhiên, thông tin thu được qua các nguồn đó cũng có nhược điểm là nội dung thông tin có sẵn không phải lúc nào cũng phù hợp với nhu cầu và mục đích truy xuất thông tin, lượng thông tin không phải lúc nào cũng được đảm bảo.
Thông tin thu thập theo phương pháp này đến từ các nguồn thông tin sau: các văn bản, tài liệu gửi đến đơn vị theo quy chế làm việc như: công báo, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo đánh giá, văn bản hướng dẫn; trang), văn bản, tài liệu đã xuất bản trên cổng thông tin điện tử của các Bộ và chính quyền địa phương; các văn bản, quyết định hành chính, chỉ thị, chỉ đạo trong ngành; các nguồn khác như tài liệu điều tra, khảo sát kinh nghiệm, báo cáo tổng kết năm …
b. Phương pháp khảo sát, khảo sát thực tế
Phương pháp này phù hợp với các tình huống mà các nguồn thông tin sẵn có không đủ để xử lý thông tin; thông tin sẵn có cần được kiểm tra thực tế hoặc thu thập một lượng lớn thông tin trước khi có thể đưa ra quyết định xử lý.
Để thực hiện cách tiếp cận này, quá trình từ lập kế hoạch đến thực hiện đến thu thập thông tin phải được tổ chức chặt chẽ. Trong số đó, việc xây dựng kế hoạch điều tra cần xác định:
Mục đích, yêu cầu thông tin;
Nội dung của thông tin được thu thập;
Xác định khoảng thời gian thu thập thông tin (nếu cần: hàng quý, hàng năm …)
Xác định các khu vực cần điều tra và khảo sát;
Xác định ai cần thu thập thông tin;
Xác định thời gian khảo sát và các hoạt động khảo sát;
Xác định trách nhiệm của tổ chức thực hiện.
Trên cơ sở này, tiến hành điều tra, khảo sát và thu thập thông tin phù hợp với các mục đích và yêu cầu đã nêu. Phương pháp này thường không được sử dụng đơn lẻ mà cần tổ chức chặt chẽ theo quy trình, đồng thời cán bộ, công chức điều hành cũng phải qua đào tạo nghiệp vụ cho sự kiện này. Thông tin được thu thập theo cách này có tính thực tế cao và đảm bảo tính mới của nó.
c. Phương pháp chuyên gia
Các phương pháp sẽ giúp thu thập thông tin đa dạng, đa chiều và chuyên sâu để đạt được mục đích thu thập thông tin đã định. Phương pháp này phù hợp với các tình huống có nhiều ý kiến khác nhau về thông tin cần xử lý và cần được xác minh, đánh giá lại. Để thực hiện cách tiếp cận này, cần phải có một nguồn kinh phí đảm bảo để có được thông tin rộng rãi.
Thông tin được thu thập bằng phương pháp này có các dạng sau:
+ Phỏng vấn những người hiểu biết hoặc có liên quan đến các sự kiện khoa học;
+ Gửi văn bản để nhận xét;
+ Giao tiếp cuộc họp;
+ Thảo luận dưới hình thức hội thảo khoa học.
24.3. Khả năng xử lý thông tin
A. Phương pháp xử lý thông tin
Việc xử lý thông tin ngày nay được hỗ trợ bởi nhiều phương tiện hiện đại. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp khoa học vào thông tin không phải là một việc dễ dàng. Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý là nhờ nó mà người quản lý hiểu sâu và toàn diện hơn những thông tin có được khi họ không xử lý.
Ngày nay, các phương pháp xử lý thông tin thường được sử dụng như sau: phương pháp thủ công, phương pháp máy tính, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp xử lý logic, phương pháp tính toán xác suất thống kê, phương pháp đánh giá, v.v. Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những đặc điểm riêng. điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc áp dụng các phương pháp có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc đồng thời. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần đáp ứng các yêu cầu: khoa học, tiết kiệm, hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của từng đơn vị.
b. Quy trình xử lý thông tin
Việc xử lý thông tin tuân theo các quy trình và quy định thống nhất cho từng trường hợp cụ thể, với quy trình 3 bước 4 bước trở lên. Đây là quy trình 3 bước cơ bản:
Bước 1: Tổng hợp và phân loại thông tin
Sau khi thu thập một lượng lớn thông tin, ban đầu cán bộ, công chức cần tổng hợp, phân loại thông tin theo lĩnh vực và mục tiêu quản lý. Tùy thuộc vào việc thông tin thu được là định tính hay định lượng, có thể thực hiện một biện pháp tóm tắt thích hợp.
– Đối với thông tin định tính: Xử lý thông tin định tính thường được sử dụng để nghiên cứu các hành vi, sự kiện, chức năng tổ chức, môi trường xã hội, phản ứng và các mối quan hệ kinh tế … Mục đích của thông tin định tính là xây dựng giả thuyết và chứng minh từ các dữ kiện rời rạc. nó đã được thu thập. Xử lý logic thông tin định tính là đưa ra các phán đoán về bản chất của các sự kiện đồng thời thể hiện logic của các sự kiện và mô-đun con trong hệ thống sự kiện đang được xem xét. Xử lý thông tin thu được thông qua các tài liệu nghiên cứu, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo đánh giá để phục vụ công vụ được chỉ định. Trong xử lý thông tin định tính, thông tin ít đại diện và thiếu khách quan cần được loại bỏ khỏi các nguồn không có độ tin cậy cao.
– Thông tin định lượng thu thập từ các tài liệu thống kê hoặc kết quả của các cuộc điều tra, khảo sát, thanh tra, kiểm tra. Dựa trên các nguồn thông tin này, người tổng hợp không chỉ tổng hợp và ghi lại dữ liệu thu được mà còn cần tổ chức chúng, tiết lộ các mối quan hệ, rút ra kết luận, nhận xét và làm nổi bật bản chất của các sự kiện. Ban đầu, tại thời điểm thu thập, số liệu có thể được trình bày dưới nhiều dạng từ thấp đến cao: số rời rạc; bảng; biểu đồ; đồ thị; biểu đồ, đồ thị, xử lý đồ thị phân tích trung bình để đạt được mục tiêu, mục tiêu thực hiện nhiệm vụ. Trong xử lý thông tin định lượng, cần chọn thông tin có tính đại diện cao, phổ biến và phù hợp với mục đích đã định …
Bước 2: Phân tích và lọc thông tin
Theo thông tin đã được phân loại toàn diện, cần phân tích, sàng lọc thông tin để loại bỏ những thông tin không cần thiết, không phù hợp. Quá trình này dựa trên việc so sánh, đối chiếu các thông tin hiện có để phát hiện thông tin mới có mâu thuẫn với thông tin đã được xác minh hoặc có thông tin mới không phù hợp với chính sách của đảng và nhà nước hay không. Do đó, những thông tin không cần thiết, không phù hợp bị xóa, không đảm bảo tính xác thực, khách quan, không đáp ứng được mục đích thu thập.
Bước 3: Chuyển thông tin đã xử lý sang giai đoạn tiếp theo (lưu trữ, ra quyết định …)
Thông tin sau xử lý đã được sàng lọc, phân tích tổng hợp và sàng lọc phải là thông tin có giá trị và có thể sử dụng được. Và tùy theo mục đích, tính chất của thông tin mà người thu thập quyết định phân nhóm, lưu trữ thông tin phục vụ hoạt động nghiên cứu, xây dựng tài liệu …
Vì vậy, về cơ bản, một khi thông tin được thu thập, nó cần được xử lý theo quy trình chính xác. Tuy nhiên, đối với một số loại thông tin hoặc trong một số trường hợp nhất định, thông tin có thể được xử lý ngay lập tức để đáp ứng yêu cầu về thời gian. Thông tin có thể được xử lý ở dạng này thường là những thông tin đơn giản được lặp lại nhiều lần. Theo đó, quy trình xử lý sẽ được đơn giản hóa thành hình thức xử lý thông tin tức thời. Theo tính chất của thông tin và kinh nghiệm xử lý, người xử lý cần chủ động lựa chọn rút ngắn quy trình để đảm bảo thông tin xử lý là chính xác và phục vụ nhu cầu của công việc.
c. Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý thông tin là hoạt động cần thiết để đảm bảo việc xử lý thông tin được nhanh chóng và kịp thời. Những lợi thế của công nghệ thông tin là rõ ràng. Tuy nhiên, quản lý việc sử dụng công nghệ thông tin như thế nào để phù hợp với mục đích sử dụng thông tin là vấn đề cần quan tâm, vì thông tin không thể thay thế con người nên trước những thay đổi đã xuất hiện trong thực tế nhưng vẫn chưa được cập nhật. đến hệ thống xử lý thông tin, điều này rất dễ gây ra sai sót trong quá trình xử lý. Không chỉ vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo tính khả thi dựa trên trình độ của cán bộ, công nhân viên trực tiếp sử dụng.
24.4. Rối loạn xử lý thông tin
A. Quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích
Vì thông tin là tiền đề, cơ sở để ra quyết định nên lượng thông tin ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định (tính chính xác, mức độ phù hợp, tính đầy đủ …). Đối với những tình huống mà lượng thông tin hữu ích quá ít, cơ sở cho việc ra quyết định của cấp quản lý bị hạn chế rất nhiều. Do đó, các nhà quản lý không thể có một cái nhìn toàn diện, dẫn đến việc đôi khi đưa ra các quyết định phiến diện, thiếu chính xác, không đầy đủ và không khả thi. Điều này đi kèm với không đủ thông tin để kiểm tra và giám sát các hoạt động ra quyết định của họ.
Đối với trường hợp quá nhiều thông tin, tuy có ưu điểm là thông tin đa chiều nhưng lại là cơ sở để ra quyết định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc dư thừa thông tin cũng đã gây ra những khó khăn, vướng mắc nhất định cho cán bộ, công chức trong quá trình thu thập và xử lý thông tin. Thứ nhất, do lượng lớn thông tin hữu ích, việc phân loại đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí. Cùng với đó là khó khăn trong việc thu thập và lưu trữ thông tin thu thập được. Thứ hai, quá nhiều thông tin dễ dẫn đến hiện tượng nhiễu thông tin, ảnh hưởng đến việc đưa ra các quyết định chính xác và phù hợp.
b. Khả năng hạn chế và khả năng xử lý thông tin
Trên thực tế, có thể thấy trong hoạt động công chức hiện nay, số lượng cán bộ, công chức được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng xử lý thông tin chưa được đảm bảo. Ngày 29/11/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 27/2007 / ct-ttg về việc chấn chỉnh việc triển khai hệ thống thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính và nhà nước, trong đó cũng nêu rõ: “ Cán bộ chịu trách nhiệm về thông tin và báo cáo còn ít được quan tâm đào tạo và bồi dưỡng, khả năng thu thập và xử lý thông tin cũng như khả năng biên tập báo cáo còn hạn chế. ”
Chính sự hạn chế về khả năng xử lý thông tin của một số cán bộ, công chức hiện nay đã mang lại nhiều tác động xấu cho nền hành chính quốc gia. Cụ thể: thông tin chậm, chưa đầy đủ; phối hợp trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước còn mang tính hình thức; báo cáo còn sơ sài, chất lượng thấp, thiếu tính tổng quát; báo cáo chậm, thiếu phạm vi; phương thức gửi, nhận báo cáo còn lạc hậu, phụ thuộc nhiều vào hành chính. tài liệu …
c. Các rào cản đối với cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hóa tổ chức
Đề cập đến văn hóa tổ chức đề cập đến các đặc điểm sau:
– Quyền tự chủ cá nhân: là mức độ trách nhiệm, tính độc lập và cơ hội mà mỗi người trong tổ chức có để thực hiện sáng kiến của mình.
– Cơ chế: là mức độ mà các quy tắc, quy định và giám sát trực tiếp được sử dụng để giám sát và kiểm soát hành vi của nhân viên.
–Hỗ trợ: Đó là sự nhiệt tình trong công việc, mức độ hợp tác giữa các thành viên và mức độ hỗ trợ của nhà quản trị đối với nhân viên.
– Đồng nhất với tổ chức: là mức độ mà nhân viên gắn bó với tổ chức (tính tập thể).
-Phần thưởng thành tích: là mức thưởng dựa trên các tiêu chí nhất định.
– Khả năng chịu xung đột: là mức độ chấp nhận sự khác biệt giữa các cá nhân và giữa các bộ phận.
– Chấp nhận rủi ro: là mức độ mà nhân viên được khuyến khích đổi mới và chấp nhận rủi ro trước khi thực hiện các kế hoạch và cải tiến.
Ngoài ra, văn hóa của một tổ chức còn có những đặc điểm như: chủ nghĩa tập thể, tình cảm, bối cảnh quá khứ, sức sống, v.v., vì vậy văn hóa của tổ chức là một hình ảnh, một tập hợp các đặc điểm ở các mức độ hội nhập khác nhau. Đây là một sự khác biệt về văn hóa trong các tổ chức khác nhau.
Như vậy, có thể dễ dàng nhận thấy những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý và văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến việc thu thập và xử lý thông tin từ nhiều khía cạnh khác nhau. Ví dụ:
– Xử lý thông tin luôn đòi hỏi những đổi mới liên quan đến sự phát triển công nghệ. Vì vậy, nếu lãnh đạo đơn vị không quan tâm đến việc ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến, không có những đổi mới táo bạo thì việc thu thập và xử lý thông tin chắc chắn sẽ bị đình trệ.
– Cơ cấu tổ chức của đơn vị không phù hợp, chức năng, nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin chồng chéo, số lượng nhân sự không phù hợp sẽ dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin không phù hợp.
– Trong một tổ chức, chất lượng công việc (bao gồm cả hoạt động thu thập và xử lý thông tin) cũng bị giảm sút nếu người lãnh đạo không tạo ra không khí làm việc hoặc động viên nhân viên làm việc.
Theo đó, việc xác định những vướng mắc nêu trên sẽ giúp cán bộ quản lý, công chức xác định được nhu cầu và có biện pháp khắc phục để đảm bảo việc xử lý thông tin đáp ứng yêu cầu công việc.
Thông tin là yếu tố quan trọng giúp công chức hoàn thành nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào nhiệm vụ và kết quả đầu ra, công chức phải xác định nguồn thông tin, phương pháp thu thập thông tin và các bước xử lý thông tin phù hợp.
Yêu cầu cơ bản của việc thu thập và xử lý thông tin là đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác, xác thực, khách quan, hợp pháp và giá trị thực tiễn của thông tin. Thông tin đa chiều cần được thu thập và xử lý, không nên tuyệt đối hóa một nguồn thông tin nào; thông tin không chính xác cần được so sánh, sàng lọc cẩn thận để loại bỏ thông tin không chính xác, xử lý thông tin cần chú ý và những vấn đề cấp bách, những vấn đề còn khó, chưa đủ. được xem xét cùng một lúc. Tập trung vào những điểm mạnh và sáng kiến để nhân rộng và triển khai trên quy mô rộng hơn.
Trong quá trình thực thi công vụ, công chức phải thường xuyên tích lũy những nguồn thông tin cơ bản nhất, thường xuyên sử dụng và cập nhật những thông tin này thường xuyên; khi giao nhiệm vụ cụ thể phải bổ sung những thông tin cần thiết khác.
Tài liệu tham khảo
1. Tài liệu bồi dưỡng phát triển lãnh đạo cấp sở và tương đương – Trường Đào tạo Cán bộ Tài chính, 2013;
2. huynh ngoc dang – Bài giảng về kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin cho hoạt động giám sát;
3. Luật Cán bộ, Công chức số 22/2008 / qh12 ngày 13 tháng 11 năm 2008.
4. Chỉ thị số 27/2007 / ct-ttg ngày 29 tháng 11 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh việc triển khai hệ thống thông tin, báo cáo trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước.
5. Tiêu chuẩn Việt Nam tcvn 5453: 1991 về Hoạt động Thông tin và Tư liệu.
