Thông tin
Định nghĩa
thông tin là thông tin bằng tiếng Anh. Tin nhắn là sự trao đổi giữa người gửi và người nhận.
Bạn đang xem: Thông tin trong quản trị là gì
Thông tin trong quản lý là thông tin mới được nhận, hiểu và đánh giá để giúp đưa ra quyết định về hoạt động của tổ chức.
Tính năng
– Quá trình thông tin được biểu diễn trong sơ đồ gồm 7 phần như sau:
Vị trí:
+ Nguồn thông tin bắt đầu bằng thông điệp bằng cách mã hóa.
+ Mạch giao tiếp là vật trung gian truyền thông tin (lời nói, cử chỉ, chữ viết, các kênh giao tiếp …).
+ Tin nhắn được gửi đến người nhận phải được giải mã để người nhận hiểu được.
+ Phản hồi là thông tin để hiểu, theo dõi và điều chỉnh theo trạng thái hiệu suất.
-Trong thực tế, thông tin thường tồn tại ở các dạng sau: lời nói, lời nói (văn bản), biểu hiện hành động, cử chỉ, thái độ, nét mặt, băng ghi âm …
-Yêu cầu thông tin quản lý: chính xác, kịp thời, đầy đủ, phổ cập, hiệu quả và bí mật.
Vai trò của thông tin trong quản trị
– Điều phối và thay đổi vai trò
+ Một cách tiếp cận thống nhất cho tất cả các sự kiện được tổ chức
+ nghĩa là cung cấp thông tin đầu vào của tổ chức
+ Một cách giao tiếp với nhau trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung.
– Các vai trò phục vụ các chức năng quản lý
– Vai trò của việc ra quyết định điều hành
– Chuyển đổi một tổ chức thành một hệ thống mở tương tác với môi trường bên ngoài.
Rào cản giao tiếp
Các rào cản đối với giao tiếp hiệu quả bao gồm:
– Thứ nhất, thông tin được truyền đi vốn đã sai về nội dung.
Nội dung không chính xác có thể ngăn người nhận hiểu hoặc hiểu sai thông điệp, ngăn họ đưa ra quyết định hoặc đưa ra quyết định dễ mắc lỗi.
– Thứ hai, thiếu kế hoạch thông tin.
Có nghĩa là tin tốt hiếm khi xảy ra một cách tình cờ, nhưng cần có sự suy tính, chuẩn bị và lập kế hoạch trước.
– Thứ ba, các giả định chưa được làm rõ
Có những giả định rất quan trọng làm cơ sở cho thông báo, nhưng thường bị bỏ qua và không rõ ràng, dẫn đến hiểu lầm giữa người nhận và người gửi
– Thứ tư, thông tin diễn đạt kém, cấu trúc vụng về, thừa, thiếu, ý không rõ ràng …
– Thứ năm, ngữ nghĩa không rõ ràng, mơ hồ có chủ ý hoặc không cố ý.
– Thứ sáu, tổn thất do truyền đạt sai thông tin và ghi chép thông tin kém.
– Thứ bảy, nghe ít hơn, nhận xét nhanh
– Thứ tám, không tin tưởng, đe dọa và sợ hãi có thể làm gián đoạn giao tiếp.
– Thứ chín, không có đủ thời gian để điều chỉnh các thay đổi, vì mục đích của thông tin là phản ánh những thay đổi đã xảy ra.
Quản lý thông tin vượt qua các trở ngại
-Điều chỉnh luồng tin tức: Quản trị viên phải thiết lập hệ thống lọc thông tin bằng cách:
+ Cách 1: Phân bổ thông tin cho cấp dưới. Chỉ những thông tin không có mục tiêu mới được gửi cho quản trị viên.
+ Cách 2: Tin nhắn gửi tới quản trị viên phải thật ngắn gọn
+ Cách 3: Phân loại và đặt tên thông tin và sắp xếp theo mức độ ưu tiên
Mục đích của luồng tin tức chuẩn là ngăn quản trị viên bị quá tải cả về số lượng và chất lượng thông tin.
-Sử dụng phản hồi: Trong quá trình giao tiếp, người quản lý sử dụng phản hồi để đánh giá tác động của thông tin đối với người nhận nhằm tránh hiểu nhầm và không chính xác.
– Ngôn ngữ đơn giản: Ngôn ngữ càng đơn giản, càng dễ hiểu, ngôn ngữ đó phải phù hợp với người tiếp nhận.
– Lắng nghe chủ động: Lắng nghe đòi hỏi sự tập trung cao độ và phải ở vị trí của người nói để có thể hiểu một cách dễ dàng, chính xác và đầy đủ vấn đề.
– Giới hạn cảm xúc: Giới hạn tất cả cảm xúc trong quá trình tạo tin nhắn
– Tận dụng ý kiến công chúng: Các nhà quản lý cần sử dụng ý kiến công chúng vì lợi ích của mình, ngay cả khi dự báo có chứa các yếu tố bất lợi cần được loại bỏ.
(Tham khảo: Giáo trình Quản trị học Trường Đại học Kinh tế Tài chính)
