Thư ký đã là một vị trí quen thuộc tồn tại trong các tổ chức và doanh nghiệp, vì hầu hết các cơ cấu và tổ chức trong doanh nghiệp đều có thư ký; đặc biệt là lãnh đạo các phòng ban, ban quản lý, giám đốc và phó giám đốc. Thư ký sẽ đóng vai trò là người trợ lý và hỗ trợ lãnh đạo trong việc lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày. Nhưng hiện nay với sự đa dạng hóa về cơ cấu, tổ chức và hoạt động, thư ký không còn chỉ là một vị trí thực hiện công việc thuần túy thực tế như trước nữa, vị trí này có thể đóng một vai trò khác là thư ký văn thư. Căn phòng sẽ là chủ đề bàn luận ở phần sau của bài viết này Vậy thư ký văn phòng là gì?
1. Thư ký văn phòng là gì?
Trước khi đi sâu vào vị trí thư ký văn phòng, chúng ta hãy xem xét vị trí thư ký và thuật ngữ văn phòng, các thuật ngữ tạo nên vị trí thư ký văn phòng, để hiểu những điều cơ bản sau: Thật thuận tiện để tìm hiểu và hiểu về thư ký văn phòng Chức vụ.
Bạn đang xem: Thư ký văn phòng tiếng anh là gì
Thư ký là người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến hỗ trợ quản lý, điều hành văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến công tác văn thư, hành chính, tổ chức văn bản, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch, tổ chức các cuộc họp, hội họp, lập kế hoạch cho giám đốc.
Văn phòng hay trụ sở được hiểu là nơi làm việc hoặc khu vực làm việc của doanh nghiệp, công ty hoặc đơn vị tổ chức. Văn phòng thường được đặt tại các tòa nhà cao tầng, không gian được bố trí hợp lý tạo môi trường làm việc thuận lợi nhất cho doanh nghiệp. Một văn phòng dù có quy mô như thế nào cũng cần có cách bố trí và sắp xếp phù hợp, có đủ bàn ghế máy tính cho nhân viên làm việc.
Từ những định nghĩa này, chúng ta có thể hiểu thư ký văn phòng được hiểu là một trong những công việc thuộc ngành quản trị văn phòng công ty. Là người phụ trách công việc quản lý chung và các công việc liên quan đến hành chính của văn phòng. Đồng thời, thực hiện các vấn đề liên quan đến giấy tờ, các công việc hành chính, nhân sự, văn bản, tài liệu, hội họp, tiếp khách, v.v. Đây được coi là một vị trí hỗ trợ quan trọng và thiết thực trong văn phòng công ty.
Ngày nay, thư ký văn phòng đã trở thành một nghề ngày càng phát triển trong xã hội, liên quan mật thiết đến việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Chính vì vậy nó đã trở thành một ngành nghề được nhiều bạn trẻ quan tâm và định vị.
Trợ lý văn phòng trong tiếng Anh được gọi là office Assistant.
2. Chức năng của Thư ký Văn phòng:
Ngày nay, cơ cấu và tổ chức doanh nghiệp đang diễn ra nhiều thay đổi để thích ứng với sự phát triển của thị trường kinh doanh, nhưng vai trò của người thư ký cũng ngày càng trở nên nổi bật, đảm đương nhiều nhiệm vụ mới, nhưng nhìn chung , thư ký văn phòng thường thực hiện các chức năng và trách nhiệm sau, chẳng hạn như:
Trước tiên, hãy sắp xếp lịch làm việc của bạn
Phần quan trọng nhất trong nhiệm vụ của thư ký văn phòng là sắp xếp lịch trình làm việc của văn phòng. Để hoàn thành tốt công việc này, thư ký văn phòng cần nắm được kế hoạch, dự định cụ thể trong tương lai của toàn doanh nghiệp để từ đó đưa ra phương án sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp với công việc văn phòng. được thực hiện một cách hiệu quả. Đồng thời, cũng dự trù lịch họp, làm việc của sếp.
Xem thêm: Chữ cái là gì? Chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc của thư ký hành chính?
Trong các cuộc họp, thư ký sẽ đóng vai trò là người ghi chép và lưu trữ các thông tin chính trong nội dung cuộc họp để phục vụ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.
II. Tiếp nhận và xử lý thông tin
Đối với một người làm công việc văn phòng, người này cần phải làm việc nhanh chóng. Tiếp nhận thông tin và nhanh chóng hoàn thành công việc được giao, vì công việc này sẽ yêu cầu xử lý hồ sơ nghiệp vụ của nhiều doanh nghiệp. Ngoài ra, thư ký văn phòng còn giúp cấp trên xử lý các công việc nội bộ.
Ngoài tôi, thư ký còn là người sưu tầm tài liệu, tư liệu tham khảo cho cấp trên theo yêu cầu của cấp trên.
Khách hàng được chào đón vào Thứ Ba
Đối với một doanh nghiệp, sự xuất hiện của khách hàng là rất thường xuyên, vì vậy một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư ký là thể hiện sự khéo léo, tận tâm và chu đáo trong công việc, đón tiếp khách hàng. Thư ký văn phòng trong nhiều trường hợp đảm nhận vai trò tiếp khách và giải quyết công việc trong phạm vi công việc của mình. Ngoài ra, thư ký văn phòng còn là người tiếp nhận thông tin, ý kiến đóng góp của khách và xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
Thứ tư, sắp xếp một chuyến công tác cho cấp trên
Ngoài những công việc kể trên, thư ký văn phòng còn có một công việc vô cùng quan trọng nữa là thư ký thuần túy là sắp xếp hành trình cho lãnh đạo, lên kế hoạch gặp gỡ khách hàng, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, thanh quyết toán chi phí. trước khi đi du lịch, để giúp cấp trên ghi nhớ và dỡ bỏ các công việc cá nhân để tập trung vào công việc quan trọng hơn
Xem thêm: Giám đốc điều hành là gì? Mô tả công việc, mức lương điều hành?
3. Kỹ năng Công việc Thư ký Văn phòng:
Bạn muốn trở thành một thư ký văn phòng, nhưng bạn không biết mình cần những gì để phù hợp để trở thành một thư ký văn phòng. Để trả lời câu hỏi này, chúng tôi sẽ liệt kê một số phẩm chất và kỹ năng mà một thư ký văn phòng cần có:
Yêu cầu kỹ năng chuyên môn
Khi là một thư ký văn phòng bận rộn, bạn cần hiểu biết sâu sắc về ngành nghề và công việc của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có kỹ năng nghiệp vụ, có khả năng giao tiếp để tiếp thu và hướng dẫn các kỹ năng nghiệp vụ cho người khác, được có khả năng Điều hành có các kỹ năng cơ bản về quản lý văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Ngoài ra, thư ký văn phòng cần đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, văn thư như đặt lịch hẹn trả lời cuộc gọi, điện thoại, tiếp khách, các công việc hành chính, hậu cần như đặt phòng. vé máy bay, đặt phòng khách sạn, Ghi chép trong các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo …
Kỹ năng giao tiếp
Với vai trò là thư ký văn phòng, bạn sẽ là người hỗ trợ công việc trong khuôn khổ văn phòng, đồng thời là đối tác đắc lực của lãnh đạo trong các cuộc họp, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, cộng tác với đối tác, liên lạc với các đơn vị sự nghiệp… khi cần thiết Theo yêu cầu của cấp trên hoặc khi cấp trên vắng mặt. Vì vậy, để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp, bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, có kỹ năng đàm phán, ngoại giao, ứng xử linh hoạt, khéo léo… để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và trong mọi tình huống đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Kỹ năng vi tính văn phòng
Thành thạo các kỹ năng máy tính văn phòng ở đây không nhất thiết có nghĩa là bạn phải giỏi các kỹ năng máy tính như một chuyên gia máy tính. Nhưng ít nhất khi trở thành thư ký văn phòng, bạn cũng cần biết sử dụng các ứng dụng máy tính thường dùng trong môi trường văn phòng như word, excel để soạn thảo văn bản, soạn thảo văn bản, thuyết trình, hợp đồng, thu chi, thư mời, nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ. Để tránh nhầm lẫn khi sử dụng máy tính để phân công công việc, thư ký văn phòng cần có kiến thức sử dụng máy tính văn phòng tối thiểu.
Xem thêm: Tư vấn là gì? Làm thế nào để trở thành một nhà tư vấn giỏi?
Mẹo lập lịch làm việc
Là một thư ký, bạn cần biết cách sắp xếp công việc hợp lý. Công việc ở đây có thể là công việc cá nhân, cân bằng giữa công việc hàng ngày và công việc ở cơ quan để thực hiện nhiệm vụ vào đúng thời điểm doanh nghiệp yêu cầu. Hai là sự sắp xếp công việc của văn phòng và cấp trên, để cấp trên có thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, không rơi vào tình trạng bị lừa gạt.
Kỹ năng xử lý tình huống
Kiến thức về xã hội, tự nhiên … là rất quan trọng đối với thư ký văn phòng. Vì trong một số trường hợp, thư ký sẽ thay mặt sếp đưa ra các quyết định nên kỹ năng xử lý công việc và ra quyết định là điều cần thiết đối với một thư ký văn phòng. Thư ký văn phòng cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra quyết định giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác
Trong môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi người thư ký, họ luôn phải trang bị nhiều kỹ năng cần thiết để hỗ trợ, giúp đỡ cấp trên cũng như công việc kinh doanh của mình.
Kỹ năng quản lý
Kỹ năng này bao gồm khả năng lập kế hoạch, tổ chức và điều hành công việc kinh doanh; quản lý thời gian cá nhân, công việc, … tổ chức công việc, điều phối và quản lý công việc một cách hợp lý, phản ứng nhanh và phán đoán nhanh; có khả năng đưa ra chính xác và quyết định kịp thời những vấn đề cần thiết Quyết định.
Về phòng ở, thái độ làm việc
Xem thêm: Freelancer là gì? Ưu và nhược điểm của việc làm tự do?
Để trở thành thư ký văn phòng, yêu cầu người làm công việc này phải trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế của công ty, xí nghiệp và cấp trên.
Là một thư ký, bạn sẽ là người có quyền truy cập thường xuyên vào các tài liệu mật, tài liệu chính thức và thông tin, vì vậy, bạn sẽ cần phải trung thực và kín đáo để ngày càng trở nên nổi tiếng với sếp của mình. đáng tin cậy hơn. Vì vậy, để trở thành một thư ký văn phòng thành công, bạn cần không ngừng trau dồi và rèn luyện để hoàn thiện bản thân.
