Văn bản là khái niệm không còn quá xa lạ đối với mỗi cá nhân, tổ chức. Trong cuộc sống, ngôn từ có ở khắp mọi nơi và trở thành phương thức truyền tải thông tin phổ biến nhất. Văn bản cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cụ thể văn bản là gì? Bài viết dưới đây sẽ phân tích những vấn đề trên.
1. Văn bản là gì?
Văn bản là hình thức diễn đạt và giao tiếp bằng ngôn ngữ viết trên tài liệu chuyên môn mà một chủ thể phải thực hiện để thông báo hoặc yêu cầu chủ thể khác đáp ứng nhu cầu của người biên tập, hoặc nói cách khác, văn bản là một cách ghi lại, lưu trữ và truyền đạt thông tin và các quyết định được xác định từ chủ thể này sang chủ thể khác thông qua một số ký hiệu hoặc ngôn ngữ.
Bạn đang xem: ý nghĩa của văn bản là gì
Văn bản là phương tiện ghi, lưu trữ và truyền thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác thông qua các ký hiệu được gọi là chữ viết. Nó bao gồm một tập hợp các câu có nội dung hoàn chỉnh, hình thức hoàn chỉnh, sự liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói cách khác, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng lời nói được thể hiện dưới dạng chữ viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia …). Văn bản bao gồm những tài liệu, tư liệu, văn bản có giá trị pháp lý nhất định được sử dụng vào hoạt động kinh tế của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức thương mại … Ví dụ: văn bản quy phạm pháp luật, công văn, văn bản, tài liệu.
text là tài liệu bằng tiếng Anh.
Trên thực tế, văn bản là một khái niệm rất gần gũi nhưng cũng rất đa dạng về thể loại. Vì vậy, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản. Người đọc có thể hiểu văn bản theo hai cách.
Thứ nhất: Văn bản là phương thức truyền tải thông tin từ người này sang người khác hoặc từ tổ chức này sang tổ chức khác thông qua ngôn ngữ viết trên giấy hoặc tài liệu điện tử. chết. Theo khái niệm này, các tài liệu như thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu nghiệp vụ, khẩu hiệu, bản vẽ, ghi âm,… được coi là tài liệu. Vì vậy, văn bản viết theo quan niệm trên tuy có nghĩa rộng nhưng còn chung chung, chưa thể hiện được nội dung, thậm chí chủ đề mà văn bản muốn nói đến.
Thứ hai: Văn bản là những văn bản, tài liệu được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội sử dụng. Do đó, các văn bản này được dùng để điều hành, quản lý hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc để truyền tải thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn, … Hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là chung nhất.
2. Hàm văn bản:
*) Tính năng thông tin:
Văn bản chủ yếu được tạo ra để giao tiếp, vì vậy chức năng thông tin tồn tại trong tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được đề cập đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất, vì các chức năng khác được thực hiện thông qua chức năng này.
Để tài liệu có chức năng thông tin hóa và làm tốt công việc thông tin hóa, cần phải thu thập kỹ lưỡng thông tin và trau chuốt ngôn ngữ trước khi xuất bản tài liệu, để thông báo trở thành tin tức. Thông tin trong tài liệu phải đáp ứng yêu cầu đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Xem thêm: Quy định thẩm quyền ký thay và ký thay trong văn bản hành chính
*) Chức năng pháp lý:
Tính năng này chỉ có trong các văn bản hành chính quốc gia, nó phản ánh nội dung của các văn bản hành chính quốc gia (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật), bao gồm các quy tắc, quy định, quy chế, tiêu chuẩn, hệ thống và chính sách. Đây là cơ sở để các cơ quan, công chức nhà nước thực thi công vụ.
Chức năng pháp lý của văn bản ở đây cho phép công dân làm bất cứ điều gì theo trình tự hợp pháp mà pháp luật không cấm, đồng thời quy định cụ thể các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác, chức năng này là cơ sở để điều hành bộ máy nhà nước, xây dựng biên chế, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan khác nhau của bộ máy nhà nước.
Chức năng pháp lý của nhà nước có thể được hiểu như sau:
– Là cơ sở của hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước với tư cách là cơ quan chủ quản đối với các vấn đề xã hội.
-Là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật) là hình thức pháp lý của hành chính (luật là hình thức, nội dung).
*) Tính năng Quản trị:
Xem thêm: Hiệu phó có được ký bằng tốt nghiệp không hiệu trưởng?
– Đây là một tính năng có sẵn trong tài liệu được tạo trong môi trường được lưu trữ. Chức năng quản lý của tài liệu được thể hiện ở các giai đoạn khác nhau của sự tham gia của nó vào quá trình quản lý.
– Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn từ lập kế hoạch, xây dựng, tổ chức, nhân sự xây dựng, ra quyết định, tổ chức ra quyết định, kiểm tra và đánh giá. Trong tất cả các khâu trên, mỗi khâu đều cần có sự tham gia của văn bản, trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại, mọi quyết định quản lý đều phải được lập thành văn bản. Vì vậy, tài liệu là một công cụ đắc lực trong quá trình quản lý.
– Để một văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý của mình thì quá trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đạt yêu cầu về thể thức và được ban hành kịp thời.
*) Chức năng văn hóa xã hội:
– Văn hóa là tổng thể những giá trị vật chất và tinh thần do con người tạo ra trong quá trình lao động quản lý, được dùng làm phương tiện ghi chép kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động, sản xuất từ đời này sang đời khác. Theo nghĩa này, văn bản luôn có chức năng văn hóa.
– Khi có chức năng văn hóa thì văn bản trở thành chức năng văn hóa, nó buộc tất cả những người sử dụng văn bản phải biến văn bản thành văn hóa. Công việc soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì càng có văn hoá bấy nhiêu.
*) Các tính năng bổ sung:
Ngoài các chức năng cơ bản trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như thông tin liên lạc, thống kê, lịch sử …
Xem thêm: Đăng ký thông báo bằng văn bản về việc chuyển nhượng thế chấp
– Là hoạt động có chức năng giao tiếp tạo ra các tài liệu để liên lạc giữa các quốc gia, các cơ quan ban ngành,…. Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người, thể chế và thể chế, quốc gia và quốc gia được tăng cường, và ngược lại.
– Số liệu thống kê với văn bản sẽ là công cụ để nói các con số, dữ kiện, câu hỏi và khi ở dạng số văn bản, sự kiện, câu hỏi có thể nói được.
-Có chức năng lịch sử, văn bản là công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, đất nước, thời đại, thể chế, tổ chức. Có thể nói, chữ viết là một công cụ khách quan để ghi lại quá trình phát triển lịch sử của một tổ chức, một quốc gia.
3. Phân loại nội dung và nội dung:
Việc phân loại văn bản rất quan trọng, nó sẽ giúp người đọc chọn đúng chủ đề, đúng loại văn bản. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, văn bản là một khái niệm chung và rất đa dạng về loại hình. Dưới đây là danh sách các kiểu viết thông dụng, thường dùng nhất trong cuộc sống hàng ngày như sau:
– Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, là văn bản thông tin do nhà nước quy định và xử lý các vụ việc trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. Văn bản hành chính chủ yếu được chia thành hai loại: văn bản hành chính đặc biệt và văn bản hành chính thông thường.
Trong đó văn bản hành chính cá biệt là văn bản thể hiện các quyết định, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước (quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, quyết định xử lý kỷ luật cán bộ, công chức …). Văn bản thông thường là văn bản thông tin được thiết kế để quản lý và thi hành các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết công việc cụ thể, phản ánh tình huống, giao tiếp công việc, v.v. (thông báo, văn bản, báo cáo, biểu mẫu, tờ trình, …)
– Văn bản pháp lý
Xem Chi tiết: Công chức tập sự có được ký văn bản của cơ quan không?
Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định nhằm quản lý, điều chỉnh các mối quan hệ nảy sinh trong mọi lĩnh vực của xã hội. Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo ý chí của nhà nước, có tính chất bắt buộc mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân theo và tuân theo, được quyền lực nhà nước bảo vệ.
Văn bản pháp luật được chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật. Trong số đó, văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản có sức lan tỏa mạnh mẽ nhất vì đây là văn bản quy phạm chung, có phạm vi áp dụng rộng rãi, mọi văn bản được ban hành theo quy định của pháp luật không được vi phạm các quy định của các văn bản này.
-Hợp đồng
Hợp đồng là một văn bản thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên liên quan đến việc tạo ra, sửa đổi hoặc chấm dứt công việc, nghĩa là một cái gì đó liên quan đến hoạt động kinh doanh, mua bán, v.v. …
p>
– Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ thường được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa và dịch vụ. Hóa đơn được phát hành bởi người bán và ghi thông tin về việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ hợp pháp.
– Chứng chỉ, Văn bằng
Văn bằng, chứng chỉ là văn bản xác nhận hệ thống giáo dục quốc dân và được cấp sau khi người học đã tốt nghiệp một cấp học, trình độ đào tạo nhất định; khi hoàn thành khóa học, chương trình bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp được chuyển sang học các Chứng chỉ do hệ thống giáo dục quốc dân cấp.
Xem thêm: Giao dịch bằng văn bản là gì? Các tính năng và rủi ro gặp phải
Kết luận: Văn bản là một hình thức không thể thiếu hiện nay. Nội dung và hình thức của tài liệu phụ thuộc vào tính chất của văn bản.
