(data.gov.vn) Quản lý dữ liệu là việc mà bất kỳ cơ quan hoặc tổ chức nào, dù là nhà nước hay chính phủ, cần thực hiện để xây dựng và quản lý dữ liệu. Quản lý dữ liệu bao gồm những gì và làm thế nào để quản lý tốt dữ liệu. Nghiên cứu chung và tiếp cận nội dung quản lý dữ liệu của chính phủ Vương quốc Anh và tư vấn quản lý dữ liệu. Trong khi các đề xuất được xuất bản cho dữ liệu không gian địa lý, các nguyên tắc này cũng có thể được áp dụng cho các loại dữ liệu khác.
- Quản lý dữ liệu là gì?
Quản lý dữ liệu là một tập hợp các hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch, phát triển, triển khai và quản lý các hệ thống thu thập, lưu trữ, bảo mật, truy xuất, phổ biến và lưu trữ, lưu trữ và xử lý dữ liệu. Các hệ thống như vậy thường là kỹ thuật số, nhưng thuật ngữ này cũng áp dụng cho các hệ thống dựa trên giấy tờ thường được sử dụng thuật ngữ quản lý hồ sơ. Thuật ngữ này bao gồm tất cả các loại dữ liệu, cho dù đó là dữ liệu giấy, cơ sở dữ liệu quan hệ, dữ liệu đa phương tiện như hình ảnh hoặc dữ liệu nghiên cứu khoa học.
Bạn đang xem: Bộ quản lý dữ liệu là gì
Việc quản lý dữ liệu địa lý theo nhiều cách không khác với việc quản lý các loại dữ liệu khác. Các hoạt động quản lý dữ liệu chính bao gồm:
• Phát triển chính sách dữ liệu.
• Quyền sở hữu dữ liệu.
• Siêu dữ liệu tổng hợp.
• Kiểm soát vòng đời dữ liệu.
• Chất lượng Dữ liệu.
• Truy cập, phổ biến và chia sẻ dữ liệu.
- Vai trò của quản lý dữ liệu
Chính phủ có một lượng lớn dữ liệu thông tin địa lý phục vụ các hoạt động quản lý quốc gia, không thể thay thế bằng các nguồn dữ liệu khác. Dữ liệu địa lý có đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng chung của nhiều ngành khác nhau không? Điều này đòi hỏi khả năng quản lý, bảo trì và chia sẻ tốt. Vì vậy, vai trò của quản lý dữ liệu là rất quan trọng. Quản lý dữ liệu giúp:
• Cải thiện hiệu quả của dữ liệu có cấu trúc. Dữ liệu được thu thập với chi phí công khai, do đó, dữ liệu phải được quản lý đúng cách để phát huy hết tiềm năng và tối đa hóa chi phí sản xuất và bảo trì.
• Khả năng tương tác giữa hệ thống thông tin và dịch vụ công trong các cơ quan chính phủ. Đầu ra và độ tin cậy của các dịch vụ đó phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của dữ liệu được cung cấp. Khi số lượng các dịch vụ công có khả năng tương tác tăng lên, dữ liệu chất lượng cần phải được truy cập dễ dàng.
• Chính phủ đã nhấn mạnh thêm sự cần thiết phải hợp lý hóa và hợp nhất dữ liệu để nâng cao hiệu quả và gia tăng giá trị.
• Kiểm soát chặt chẽ hơn việc sử dụng dữ liệu để bảo vệ tài sản trí tuệ (ipr) và dữ liệu nhạy cảm.
- Lợi ích của việc quản lý dữ liệu tốt
Các chính sách và thủ tục quản lý dữ liệu đảm bảo rằng dữ liệu trên tất cả các phương tiện được coi là tài nguyên có giá trị. Có nhiều lợi ích khi thực hiện các chính sách và thủ tục như vậy:
Lợi ích dành cho nhà cung cấp dữ liệu
• Xây dựng lòng tin và sự tin tưởng rằng dữ liệu sẽ được sử dụng theo các điều kiện sử dụng đã thỏa thuận, không có rủi ro về bảo mật, sở hữu trí tuệ và tuân thủ tất cả các nghĩa vụ, luật định và các nghĩa vụ khác.
• Việc sử dụng dữ liệu được hiểu rõ ràng và chính thức được lập thành văn bản trong thỏa thuận chia sẻ dữ liệu được ký bởi nhà cung cấp và người dùng.
• Sử dụng dữ liệu họ cung cấp để phản hồi một cách hợp lý.
Lợi ích của Trung gian Chia sẻ Dữ liệu
• Sử dụng các định nghĩa chung (bao gồm GI, định dạng, xác nhận và quy trình chuẩn) để có dữ liệu chất lượng cao hơn, hài hòa và mạch lạc.
• Bảo vệ dữ liệu của người dùng tốt hơn bằng cách sử dụng các chính sách dữ liệu hiệu quả và nguyên tắc thực hành tốt nhất.
• Có được quyền kiểm soát nhiều hơn đối với dữ liệu bằng cách xác định rõ ràng và sử dụng các thủ tục để quản lý dữ liệu đó.
• Nâng cao kiến thức và hiểu biết về việc giữ dữ liệu, tính sẵn có, tính khả dụng và sử dụng thông qua lập danh mục, siêu dữ liệu tốt hơn và truy cập kịp thời thông qua môi trường dữ liệu tích hợp, giảm nguy cơ trùng lặp hoặc mất mát.
• Các quy trình kinh doanh được cải tiến, bao gồm cả việc sử dụng và tái sử dụng dữ liệu tốt hơn và hiệu quả hơn cũng như tiêu chuẩn hóa các bộ dữ liệu thường được các bộ phận khác nhau của tổ chức sử dụng.
• Tăng cường sự tin tưởng vào việc tổ chức tuân thủ các nghĩa vụ theo luật định và các nghĩa vụ khác thông qua việc sử dụng thường xuyên các hướng dẫn, quy tắc thực hành được phối hợp tập trung, cập nhật thường xuyên và đào tạo về các nghĩa vụ pháp lý, hợp đồng và các nghĩa vụ khác.
• Kiểm soát tốt hơn quyền truy cập vào dữ liệu của người dùng nội bộ và bên ngoài, tổ chức và duy trì dữ liệu tốt hơn theo các chính sách xuất bản, kiểm soát, tiết lộ dữ liệu tiết kiệm và bảo mật đã xác định.
• Chi phí và điều kiện sử dụng dữ liệu hợp lý và nhất quán hơn, vì các chính sách về giá và phổ biến rõ ràng nhận thấy nhu cầu tiếp cận miễn phí với các khách hàng thích hợp, đồng thời thu hồi các hàng nhập khẩu thích hợp từ những khách hàng đang tìm kiếm lợi ích thương mại.
• Khách hàng ngày càng tin tưởng vào chất lượng của dữ liệu quản lý và độ tin cậy của đầu ra được tạo ra.
Lợi ích đối với người dùng
• Nâng cao nhận thức và hiểu biết về những dữ liệu nào có sẵn để sử dụng trong hiện tại và tương lai thông qua việc lập danh mục và lưu trữ dữ liệu tốt hơn.
• Cải thiện quyền truy cập vào dữ liệu mà không có các rào cản không cần thiết để ngăn thông tin cá nhân bị rò rỉ hoặc vi phạm các nghĩa vụ pháp lý và hợp đồng.
• Chất lượng tốt hơn và thông tin kịp thời hơn, tức là truy cập vào đúng thông tin vào đúng thời điểm, nhờ xác định nhanh hơn nhu cầu của người dùng và sử dụng siêu dữ liệu hiệu quả để tránh thông tin sai lệch hoặc mâu thuẫn.
• Các điều khoản và điều kiện sử dụng dữ liệu rõ ràng, hợp lý và nhất quán cũng như quyền truy cập miễn phí vào dữ liệu có liên quan mang lại giá trị lớn hơn.
• Cho phép khai thác dữ liệu tốt hơn thông qua trao đổi và tích hợp dữ liệu dễ dàng hơn với các dữ liệu khác.
• Hiệu quả đạt được giữa chính phủ và các cơ quan chính phủ do sử dụng dữ liệu chất lượng tốt hơn.
- Các nguyên tắc quản lý dữ liệu tốt
Quản lý dữ liệu tốt là rất quan trọng để sử dụng hiệu quả bất kỳ loại tài nguyên thông tin của cơ quan công quyền nào. Các hoạt động quản lý dữ liệu chính:
- Tránh thu thập lại thông tin
Sự lãng phí tiềm ẩn lớn nhất trong quản lý dữ liệu là xây dựng lại các tập dữ liệu hiện có. Các tổ chức khu vực công và thậm chí tư nhân phải tránh điều này. Ví dụ: tại Hoa Kỳ, Lệnh hành pháp 12906 yêu cầu các cơ quan chính phủ thực hiện các thủ tục nội bộ để đảm bảo rằng họ đã kiểm tra rằng các cơ quan khác đã thu thập thông tin mà họ định thu thập.
- Kiểm soát vòng đời dữ liệu
Quản lý dữ liệu tốt yêu cầu quản lý cẩn thận toàn bộ vòng đời của tập dữ liệu. Điều này bao gồm:
• Đảm bảo xem xét lý do tại sao dữ liệu mới được yêu cầu thay vì sửa đổi hoặc sử dụng dữ liệu hiện có theo những cách mới, cách chỉ định dữ liệu để sử dụng tối đa, bao gồm khả năng đáp ứng các yêu cầu có thể có khác và lý do tại sao chi phí kiểm soát, lưu trữ và duy trì dữ liệu này là thích hợp.
• Đặc tả dữ liệu và mô hình hóa cơ sở dữ liệu, xử lý, bảo trì và bảo mật để đảm bảo rằng dữ liệu sẽ phù hợp với mục đích sử dụng và được lưu trữ an toàn trong cơ sở dữ liệu.
• Tiến hành kiểm tra dữ liệu để giám sát việc sử dụng liên tục và hiệu quả của nó.
• Lưu trữ và tiêu hủy vào cuối vòng đời của nó để đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ và duy trì hiệu quả cho đến khi không còn cần thiết hoặc cung cấp giá trị được giữ lại. >
c. Chính sách Dữ liệu
Bước cơ bản đối với bất kỳ tổ chức nào muốn thực hiện quy trình quản lý dữ liệu tốt là xác định chính sách dữ liệu. Các tổ chức phải công bố chính sách dữ liệu. Chính sách này phải là một tập hợp rộng các nguyên tắc cấp cao tạo thành một khuôn khổ hướng dẫn mà trong đó các thực hành quản lý dữ liệu có thể đóng một vai trò nào đó.
- Quyền sở hữu dữ liệu
Một khía cạnh quan trọng của việc quản lý dữ liệu tốt là xác định rõ ràng các chủ sở hữu dữ liệu. Thông thường, đây là tổ chức hoặc nhóm tổ chức ban đầu cho phép thu thập hoặc biên soạn dữ liệu và giữ quyền kiểm soát hành chính và tài chính đối với dữ liệu. Chủ sở hữu dữ liệu có quyền hợp pháp đối với tập dữ liệu, bản quyền và sở hữu trí tuệ.
Quyền sở hữu dữ liệu có nghĩa là quyền khai thác dữ liệu. Nếu việc bảo trì thêm trở nên không cần thiết hoặc không kinh tế, bạn có quyền tiêu hủy chúng, tùy thuộc vào hành vi được quy định trong Hồ sơ Công khai và Chính sách Tự do Thông tin của bạn. . Quyền sở hữu có thể liên quan đến các mục dữ liệu, tập dữ liệu hoặc tập dữ liệu giá trị gia tăng. Sở hữu trí tuệ có thể được sở hữu ở các mức độ khác nhau. Ví dụ: một tổ chức có thể có tập dữ liệu hợp nhất hoặc giá trị gia tăng mặc dù các tổ chức khác có dữ liệu thành phần. Nếu quyền sở hữu hợp pháp không rõ ràng, dữ liệu có thể bị sử dụng sai mục đích, được sử dụng mà không có tiền bản quyền cho chủ sở hữu, bị bỏ qua hoặc bị mất.
Do đó, chủ sở hữu dữ liệu phải thực hiện hành động để thiết lập và lập tài liệu:
• Quyền sở hữu và quyền sở hữu trí tuệ của dữ liệu để dữ liệu có thể được bảo vệ.
• Các nghĩa vụ theo luật định và quy định khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình để đảm bảo tuân thủ dữ liệu.
• Các chính sách liên quan đến quyền riêng tư của dữ liệu, kiểm soát tiết lộ, xuất bản, định giá và phổ biến.
• Đồng ý với người dùng về các điều khoản sử dụng trong các thỏa thuận đã ký trước khi phát hành dữ liệu.
- Dữ liệu chuẩn (siêu dữ liệu)
Tất cả các tập dữ liệu phải có siêu dữ liệu thích hợp được biên dịch tương ứng. Ở cấp độ đơn giản nhất, siêu dữ liệu là “dữ liệu về dữ liệu”. Siêu dữ liệu cung cấp bản tóm tắt các đặc điểm của tập dữ liệu. Bản ghi siêu dữ liệu tốt cho phép người dùng tập dữ liệu hoặc tài nguyên thông tin khác hiểu những gì họ đang xem, giá trị tiềm năng và những hạn chế của nó.
( Có nhiều tiêu chuẩn siêu dữ liệu, nhưng tiêu chuẩn phù hợp nhất cho thông tin địa lý là: iso 19115: 2003 14 (Thông tin địa lý – Siêu dữ liệu); và • Song Tử Anh – ( Sáng kiến Tương tác siêu dữ liệu không gian địa lý)
Chất lượng Dữ liệu
Quản lý dữ liệu tốt cũng đảm bảo rằng các bộ dữ liệu đáp ứng nhu cầu hiện tại và phù hợp cho việc khai thác trong tương lai. Khả năng tích hợp dữ liệu với các bộ dữ liệu khác có tiềm năng gia tăng giá trị, khuyến khích tiếp tục sử dụng dữ liệu và sử dụng hiệu quả chi phí thu thập dữ liệu. Việc tạo, duy trì và phát triển dữ liệu chất lượng đòi hỏi sự quản trị cụ thể và rõ ràng.
Quản lý dữ liệu
Tất cả các tập dữ liệu phải được quản lý bởi một người giám sát (người quản lý dữ liệu); còn được gọi là người quản lý tập dữ liệu và người quản lý dữ liệu. Người quản lý dữ liệu phải được giao trách nhiệm chính thức để quản lý từng tập dữ liệu chính. Họ chịu trách nhiệm quản lý và duy trì lưu trữ dữ liệu được phân bổ theo chính sách dữ liệu đã xác định.
Kế hoạch quản lý dữ liệu
Người quản lý dữ liệu chịu trách nhiệm phát triển kế hoạch quản lý dữ liệu cho từng tập dữ liệu mà họ chịu trách nhiệm. Mục tiêu của chương trình quản lý dữ liệu là đảm bảo rằng:
• Bộ dữ liệu phù hợp cho mục đích xây dựng.
• Xem xét việc quản lý lâu dài các tập dữ liệu để tái sử dụng giá trị tiềm năng.
Các kế hoạch quản lý cá nhân phải tuân thủ chính sách dữ liệu nội bộ bao gồm:
• Phạm vi chương trình
• Liên kết siêu dữ liệu
• Trách nhiệm
• Sở hữu trí tuệ và bản quyền
• Mục tiêu Chất lượng
• Các tiêu chuẩn (quốc tế, quốc gia và địa phương) được sử dụng trong quá trình thu thập dữ liệu.
• Quản lý tập dữ liệu yêu cầu tài nguyên
• Cần có tài nguyên vật lý để quản lý tập dữ liệu
• Quản lý dữ liệu dài hạn
Quy trình quản lý dữ liệu
Chương trình quản lý dữ liệu. Một số mục dữ liệu yêu cầu quy trình vận hành chi tiết để đảm bảo chất lượng của chúng; ví dụ về bộ dữ liệu thống kê và khoa học.
Truy cập và phổ biến dữ liệu
Truy cập, cung cấp và chia sẻ dữ liệu tuân theo các nguyên tắc sau.
• Quyền truy cập công khai vào dữ liệu phải được cung cấp theo luật chia sẻ và phổ biến thông tin.
• Quyền sở hữu trí tuệ của các tập dữ liệu thuộc sở hữu của các cơ quan công quyền phải được bảo vệ, vì dữ liệu phải được coi là tài sản.
• Quyền sở hữu trí tuệ đối với dữ liệu của bên thứ ba.
• Cần phải xem xét khả năng tái sử dụng và sử dụng thương mại của tập dữ liệu.
• Quyền sử dụng hoặc cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu có thể được chuyển giao cho bên thứ ba theo các chính sách phổ biến và định giá đã thỏa thuận.
Kiểm tra dữ liệu
Kiểm tra việc quản lý dữ liệu được đề xuất để đảm bảo rằng môi trường quản lý cho một số tập dữ liệu nhất định được duy trì và triển khai đúng cách.
Kiểm tra dữ liệu phải đảm bảo rằng việc quản lý dữ liệu được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ để sử dụng hợp lý các tài nguyên đã sử dụng. Các tập dữ liệu cần được đánh giá để xác định sự tuân thủ với các chính sách dữ liệu đã thiết lập và các kế hoạch và thủ tục quản lý dữ liệu.
- Đặt chính sách dữ liệu
a) Thu thập dữ liệu
• Tất cả các dự án và các hoạt động khác tạo ra các bộ dữ liệu quan trọng sẽ được thiết lập ngay từ đầu. Đảm bảo đánh giá và xác định xem dữ liệu đã tồn tại ở dạng có thể sử dụng được hay cần thu thập dữ liệu mới.
• Trước khi một dự án được phê duyệt, cần phải xác định cách tất cả dữ liệu thu được sẽ được sử dụng như thế nào, ai sẽ chịu trách nhiệm tận dụng tối đa dữ liệu và cách thức tối đa hóa và chia sẻ lợi ích.
• Các yêu cầu về xử lý và lưu trữ dữ liệu tiếp theo sẽ được xem xét và các kế hoạch sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu được duy trì theo cách có thể được sử dụng đầy đủ.
b) Tính ổn định của dữ liệu
• Cơ sở dữ liệu sẽ được quản lý chặt chẽ, với trách nhiệm quản lý rõ ràng và trách nhiệm cá nhân để đảm bảo rằng các quy trình quản lý dữ liệu được tuân thủ.
• Dữ liệu sẽ được lưu giữ an toàn trong cơ sở dữ liệu với đầy đủ tài nguyên để bảo trì lâu dài.
• Tất cả dữ liệu sẽ được xác minh và đảm bảo chất lượng trước khi sử dụng hoặc lưu trữ.
• Cung cấp cho nhân viên và người dùng quyền truy cập vào dữ liệu đã lưu.
c) Sử dụng và trao đổi dữ liệu
• Một thỏa thuận bằng văn bản sẽ được thiết lập với người dùng nhận dữ liệu về việc sử dụng dữ liệu đó trong tương lai. Chúng sẽ bao gồm một tuyên bố về quyền riêng tư và các điều kiện sử dụng.
• Các quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến bất kỳ hoạt động khai thác dữ liệu nào sẽ được bảo vệ bằng cách chỉ định các hạn chế về việc sử dụng dữ liệu trong một thỏa thuận cấp phép chính thức.
• Cung cấp đầy đủ tài nguyên để cho phép truy cập công khai nhất vào dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan.
• Thu hồi chi phí xử lý dữ liệu theo chính sách nội bộ.
• Phí khai thác dữ liệu được áp dụng khi các bên chia sẻ dữ liệu để sử dụng cho mục đích thương mại.
Chúng tôi sẽ thường xuyên theo dõi chính sách dữ liệu và sẽ sửa đổi chính sách này trong quá trình phát triển và sau quá trình xem xét. Các hoạt động xử lý thông tin sẽ được rà soát để giảm thiểu sự trùng lặp.
Ở phần trước, tôi đã giới thiệu sơ lược nội dung cơ bản về nguyên tắc quản lý dữ liệu của chính phủ để hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý dữ liệu. Mục đích của việc xuất bản hướng dẫn là để đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy của dữ liệu chính phủ. Mặc dù đây là hướng dẫn của chính phủ Vương quốc Anh theo luật của bạn, nhưng thông tin được trích dẫn trong bài viết là chung chung và hữu ích vì nó được áp dụng tại Việt Nam. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, vui lòng đọc các tài liệu tham khảo kèm theo.
Tham khảo:
