Khái niệm Ủy quyền
Ủy quyền là quá trình quản trị viên cấp trên trao quyền ra quyết định và hoạt động cho cấp dưới trong một phạm vi nhất định. Hay ủy quyền là việc giao các phần việc cho cấp dưới thực hiện, đồng thời trao cho họ quyền hạn tương xứng với trách nhiệm được giao.
Bạn đang xem: ủy quyền là gì quản trị học
Yêu cầu ủy quyền
Ủy quyền là một hiện tượng không thể tránh khỏi khi một tổ chức đạt đến một quy mô và trình độ phát triển nhất định, khiến cho một người hoặc một cấp quản lý không thể đảm đương tất cả các công việc hành chính. Việc ủy thác ngày nay không còn chỉ là giao việc. Mục đích của phân quyền có thể là để làm rõ chức năng và nhiệm vụ, thiết lập quyền hạn và trách nhiệm cho từng nhiệm vụ quan trọng, hoặc nó có thể là để thử thách nhân viên trong trường hợp đào tạo và đánh giá. Phân quyền không phải là một công việc dễ dàng, nó là một nghệ thuật quản lý, hay còn gọi là “nghệ thuật” phân quyền. Trong thời đại ngày nay, người lãnh đạo có nhiều nhiệm vụ, do đó, việc ủy thác sẽ giúp người lãnh đạo tập trung giải quyết những công việc quan trọng của tổ chức, giải phóng họ khỏi những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Ngoài ra, ủy quyền sẽ tạo niềm tin và động lực để người được cấp hoàn thành công việc. Ủy thác không phải là người lãnh đạo nhường công việc hay trách nhiệm cho cấp dưới mà là giao nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo và kiểm soát của người lãnh đạo. Trong quá trình trao quyền, nhà lãnh đạo cần được giúp đỡ để cải thiện khả năng thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới đồng thời xây dựng lòng tin của cấp dưới đối với cấp trên và bản thân họ. Như vậy, ủy quyền có tác dụng thiết lập và phát triển đội ngũ lãnh đạo các cấp trong cơ quan chủ quản.
Nguyên tắc Ủy quyền trong Quản trị
Ủy quyền là điều bắt buộc đối với các nhà lãnh đạo, nhưng thực hiện như thế nào là một vấn đề phức tạp và gai góc đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải sở hữu “nghệ thuật trao quyền” hay khi trao quyền. Các nhà lãnh đạo phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thiết lập hệ thống quản lý và kiểm soát hợp lý: Ủy quyền yêu cầu cấp dưới tích cực thực hiện công việc, nhưng người lãnh đạo cũng cần kiểm soát quá trình làm việc, phát hiện và giải quyết kịp thời những vướng mắc, khó khăn, vướng mắc của cấp dưới. Vì vậy, cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát.
Người ủy quyền chỉ báo cáo trực tiếp: việc ủy quyền không tước bỏ hoặc giảm bớt trách nhiệm của người ủy quyền
Các quyền, nhiệm vụ và trách nhiệm của hiệu trưởng và người được cấp phép phải được bảo đảm và gắn chặt với nhau: Nguyên tắc này yêu cầu tỷ lệ các nghĩa vụ, quyền và trách nhiệm được bảo đảm. Nội dung và ranh giới của các nhiệm vụ được giao phải rõ ràng.
Việc ủy quyền phải tự nguyện, không được áp đặt: trong quá trình ủy quyền, người ủy quyền nên để người được ủy quyền thực hiện và không nên can thiệp. Tuy nhiên, thay vì ngồi bên lề, các nhà lãnh đạo hãy vui vẻ giúp đỡ, động viên, khuyến khích cấp dưới làm công việc được giao chứ không nên làm thay cho mình.
Người đại diện phải có đầy đủ thông tin trước khi thực hiện công việc: người lãnh đạo cần giải thích chi tiết công việc, thời hạn hoàn thành, kết quả, kết quả mong đợi cho người đại diện trước khi ủy quyền… Người lãnh đạo cần ủy quyền của mình cấp dưới chủ động và đề xuất các phương pháp hợp lý để Hoàn thành công việc. Ngoài ra, người lãnh đạo cần cung cấp đầy đủ thông tin và cơ chế tiếp nhận, xử lý thông tin phản hồi từ cấp dưới về việc hoàn thành nhiệm vụ.
Luôn phải có cửa ải trong quá trình ủy quyền: ủy quyền không có nghĩa là giao quyền hay trốn tránh trách nhiệm, mà trong quá trình ủy quyền, người lãnh đạo phải giám sát, kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công việc mà người được giao phó. Đồng thời đánh giá hiệu quả công việc được giao, nếu công việc đạt kết quả tốt thì người lãnh đạo cần kịp thời khen ngợi và khẳng định sự cố gắng của cấp dưới, nếu kết quả công việc không được như mong muốn thì để cấp dưới liên hệ. và rút kinh nghiệm. Cuối cùng, người lãnh đạo không nên chỉ trích cấp trên hoặc đồng nghiệp và phải tự chịu trách nhiệm.
Nguồn: http://eba.htu.edu.vn/
